Đến thời điểm hiện tại, 100% tổ chức, doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên việc mắc phải những lỗi sai trong lúc lập hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Vậy cần làm gì để điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai thông tin? oneSME sẽ thông tin chi tiết đến doanh nghiệp trong bài viết nay!
Tầm quan trọng của điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Đến thời điểm hiện tại, 100% tổ chức, doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên việc mắc phải những lỗi sai trong lúc lập hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi.
Tại sao cần điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay đã phổ biến trong các doanh nghiệp, các đơn vị hoạt động kinh doanh. Nhờ thực hiện xuất hóa đơn điện tử, việc mua bán hàng hóa nhanh chóng, tiện lợi hơn, hạch toán và kê khai thuế dễ dàng.
Tuy vậy, dù tiện lợi nhưng khi thao tác với hóa đơn điện tử vẫn có thể xảy ra lỗi. Do đó, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử là rất cần thiết và được thực hiện khi đã xuất sai về mã số thuế, sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc ghi sai quy cách, chất lượng của hàng hóa ghi trên hóa đơn.
Cần điều chỉnh hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?
Đôi khi trong quá trình phát hành hóa đơn điện tử sẽ phát hiện các sai sót. Có thể tổng hợp thành 4 trường hợp cơ bản như sau:
Trước hết là trường hợp người bán tự phát hiện trước khi gửi hóa đơn cho người mua. Trường hợp 2 là người bán tự phát hiện sau khi đã gửi hóa đơn cho người mua, hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế. Trường hợp 3 là cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử bị sai sót. Trường hợp 4 phát hiện hóa đơn theo Thông tư 32/2011/TT-BTC bị sai sót khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Với các trường hợp này khi đã xác định đúng thì tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định.
Với mỗi nhà cung cấp dịch vụ đều có hướng dẫn cách làm biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử hay những phương án xử lý ngay trên giải pháp đã cung cấp. Trong phạm vi bài viết này, xin giới thiệu giải pháp điều chỉnh trên phần mềm VNPT Invoice.
Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung bằng phần mềm VNPT Invoice
Tùy thuộc vào lỗi sai và tính chất sai, ngoài việc hướng dẫn cách làm biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo thông tư 78, doanh nghiệp có cách điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng giải pháp VNPT Invoice như sau:
- Thông báo về lỗi sai trên hóa đơn điện tử cho người mua (không cần sửa thông tin hoá đơn trên nền tảng VNPT và xuất lại/xuất mới hoá đơn)
- Điều chỉnh thông tin đã nhập trên nền tảng phần mềm VNPT Invoice
- Hủy hóa đơn bị sai và xuất hóa đơn khác trên nền tảng VNPT Invoice
Xem thêm: 4 cách quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, hiệu quả
Cách 1: Thông báo cho người mua
Cách giải quyết này khá đơn giản, tiết kiệm được thời gian và công sức của cả hai bên người mua và người bán. Đặc biệt không phải tư vấn cách làm biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cách này chỉ áp dụng với những lỗi sai đơn giản về tên hoặc địa chỉ của người mua. (không áp dụng nếu hóa đơn bị sai mã số thuế hoặc sai những thông tin khác).
Trường hợp hóa đơn có mã cơ quan thuế nhưng bị sai thông tin thì doanh nghiệp sẽ gửi thông báo cho cơ quan thuế. Nếu hóa đơn không có mã cơ quan thuế thì không cần thông báo.
Sau đó, doanh nghiệp gửi đi thông báo bằng văn bản cho bên mua về sai sót trong hóa đơn. Phương thức gửi do hai bên thỏa thuận (thường qua thư điện tử hoặc thông báo giấy qua đường chuyển phát nhanh).
Cách 2: Điều chỉnh hóa đơn điện tử ghi sai
Với các hoá đơn điện tử bị ghi sai, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào nền tảng VNPT Invoice
- Bước 2: Tại thanh Menu, chọn xử lý hóa đơn. Tiếp tục chọn Lập hóa đơn điều chỉnh
- Bước 3: Tại mục “Tìm kiếm hoá đơn thay thế”, tìm đến hóa đơn điện tử bị sai sót.
- Bước 4: Điều chỉnh nội dung của hóa đơn điện tử điều chỉnh. Nhấn chọn mục “Chỉnh sửa” để cập nhật lại hoá đơn sau khi đã điều chỉnh.
- Bước 5: Hệ thống sẽ điều hướng quay lại danh sách hoá đơn điện tử ban đầu sau khi đã lưu. Lúc này có thể nhấp vào link hoá đơn điện tử mới để kiểm tra lại thông tin.
Lưu ý, tuy không phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, nhưng hóa đơn sai sót vẫn phải lưu trữ để phục vụ công tác tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Doanh nghiệp không được đơn phương hủy hóa đơn điện tử, chỉ được hủy khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán.
Như vậy, dù thao tác bằng máy tính hay di động nhưng việc xuất hóa đơn điện tử vẫn có thể xảy ra sai sót. Điều quan trọng là nắm được quy trình, cách thức xử lý theo từng trường hợp cụ thể.
Để khắc phục và chủ động giải quyết nhanh chóng, chuyên gia khuyên bạn nên dùng giải pháp phần mềm uy tín, chính xác và tiện lợi. Để nắm rõ và thao tác chinh xác hóa đơn điện tử của VNPT, vui lòng liên hệ hotline 1800 1260 để được tư vấn chi tiết hoặc tìm hiểu thêm thông tin trên website VNPT và oneSME by VNPT.
Xem thêm:
Hướng dẫn chi tiết kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử thiếu mã số thuế người mua
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
