Tùy vào điều kiện, thực trạng hoạt động và tình hình kinh doanh mà quy trình chuyển đổi số ở mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau. Tuy nhiên các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo đầy đủ, có như vậy mới đạt được kết quả tốt nhất.
Các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp
Có 3 giai đoạn quan trọng trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, bao gồm:
Giai đoạn 1: Số hóa thông tin
Số hóa thông tin là giai đoạn của đầu tiên trong các giai đoạn chuyển đổi số doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản thì số hóa thông tin là việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang kỹ thuật số. Đây là giai đoạn cơ bản nhất trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Để thực hiện số hóa thông tin, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước sau:
- Lựa chọn thông tin cần số hóa, có thể gồm tài liệu, hồ sơ, dữ liệu sản phẩm hoặc dữ liệu khách hàng…
- Sắp xếp và phân loại các thông tin đã có theo những tiêu chí nhất định.
- Tìm kiếm phương pháp số hóa phù hợp.
- Tiến hành số hóa và xây dựng lớp bảo mật thông tin.
- Đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng bộ về quản lý, sử dụng và khai thác thông tin.
Giai đoạn 2: Số hóa quy trình
Giai đoạn thứ 2 trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp là số hóa quy trình. Bản chất của việc thực hiện số hóa quy trình là sử dụng công nghệ ứng dụng vào các quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Mặc dù đã bắt đầu ứng dụng công nghệ vào quy trình hoạt động nhưng giai đoạn này không làm thay đổi mô hình kinh doanh, chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Tùy vào từng doanh nghiệp mà hoạt động số hóa quy trình có thể khác nhau nhưng nhìn chung sẽ bao gồm một số hoạt động như.
- Xác định nhu cầu, mục tiêu số hóa của doanh nghiệp: Trước khi bước vào các giai đoạn của chuyển đổi số doanh nghiệp, cần xác định rõ ràng mục tiêu. Ví dụ: Doanh nghiệp đang muốn số hóa quy trình quản lý hay số hóa quy trình sản xuất. Việc xác định rõ ràng mục tiêu từ đầu sẽ tránh quá trình thực hiện lan man, gây tốn kém nguồn lực. Thay vào đó, các công việc sẽ hướng tới đi sâu, đi sát vào mục tiêu đã đề ra.
- Tìm kiếm phương pháp số hóa phù hợp: Doanh nghiệp có thể lựa chọn trong số các phương pháp sau: Cải tiến, đổi mới, làm mới hoàn toàn.
- Ứng dụng công nghệ – phần mềm quá trình số hóa: Mục đích của việc làm này là để tăng tính hỗ trợ và hiệu quả.
- Đào tạo nhân sự: Việc làm cần thiết để nhân sự sử dụng và làm quen với quy trình số hóa của doanh nghiệp.
Xem thêm: Số hóa dữ liệu trong kỷ nguyên số
Giai đoạn 3: Chuyển đổi số toàn diện
Chuyển đổi số toàn diện là giai đoạn cuối cùng trong các các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp. Chuyển đổi số toàn diện được hiểu là việc doanh nghiệp thay đổi toàn bộ mô hình kinh doanh và phương pháp hoạt động theo các hoạt động chuyển đổi số.
Nếu ở giai đoạn thứ 2, việc số hóa chỉ nhằm tăng tính hiệu quả trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý thì giai đoạn này tác động đến tất cả các phương diện của doanh nghiệp, sẽ tạo ra bước ngoặt để doanh nghiệp chuyển mình so với trước đó.
Các yếu tố cần cân nhắc khi chuyển đổi số doanh nghiệp
Các giai chuyển đổi số của doanh nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng, mỗi giai đoạn sẽ có tác động nhất định đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình chuyển đổi số sẽ diễn ra trong một khoảng thời gian dài. Để quá trình này đạt được hiệu quả tối đa, doanh nghiệp sẽ cần giải quyết rất nhiều vấn đề khó khăn.
Trước khi thực hiện các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp, bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần cân nhắc một số yếu tố như:
- Chuẩn bị tâm lý để vượt qua rào cản ngại thay đổi: Không phải doanh nghiệp hay cá nhân nào trong doanh nghiệp cũng sẵn sàng để thay đổi. Cần nhận thức rõ ràng tầm quan trọng, hiệu quả mà quá trình chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp. Qua đó, xác định rõ ràng tính cấp thiết, chuẩn bị tâm lý để đối mặt và giải quyết những vấn đề khó khăn phát sinh trong quá trình chuyển đổi số.
- Lựa chọn công nghệ như thế nào để chuyển đổi số hiệu quả: Công nghệ đóng vai trò quyết định và sống còn đến kết quả của quá trình chuyển đổi số. Lựa chọn được nền tảng phù hợp đã giúp cho doanh nghiệp thành công một nửa trong quá trình chuyển đổi số.
- Bảo mật thông tin: Đây là vấn đề mà doanh nghiệp cần phải đặc biệt quan tâm. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm chuyển đổi số do một bên thứ ba cung cấp, cần đảm bảo bảo mật thông tin để tránh những rủi ro có thể xảy ra
- Nhu cầu của khách hàng: Một trong những mục tiêu quan trọng của quá trình chuyển đổi số là có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Do đó trong quá trình xây dựng kế hoạch cho các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp, cần phân tích và bám sát với nhu cầu của khách hàng.
- Nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực và kinh phí: Doanh nghiệp cần có tiềm lực vững mạnh mới có thể thực hiện được quá trình chuyển đổi số.
Bí quyết giúp chuyển đổi số thành công trong các giai đoạn
Chuyển đổi số là vấn đề cấp thiết với mỗi doanh nghiệp nhưng để thực hiện thành công nhiệm vụ này là không hề đơn giản. Những bí quyết sau có thể giúp doanh nghiệp tăng khả năng chuyển đổi số:
- Cụ thể hóa mục tiêu chuyển đổi số: Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tập trung toàn bộ nguồn lực vào mục tiêu, tránh lan man gây lãng phí mà không hiệu quả.
- Xây dựng quy trình chuyển đổi số toàn diện: Quá trình chuyển đổi số cần phải tiến hành toàn diện trong mọi lĩnh vực hoạt động. Do đó cần chú ý khi xây dựng kế hoạch cho các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp.
- Lựa chọn công nghệ mới nhất và hiệu quả: Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm và tối ưu được chi phí hiệu quả.
Như đã phân tích, việc lựa chọn được giải pháp và phần mềm chuyển đổi số đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hiểu rõ khó khăn của các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, VNPT cung cấp oneSME, nền tảng chuyển đổi số dành riêng cho doanh nghiệp SME. Nền tảng này có nhiều giải pháp giúp cho doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, có thể kể đến:
-
- VNPT – ERP: Là giải pháp phần mềm dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp 11 Module liên quan đến hoạt động quản trị
- VNPT – TAX: Là dịch vụ khai thuế điện tử trực tuyến được cung cấp bởi tập đoàn VNPT, dành cho các đối tượng là cá nhân, khách hàng doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- VNPT – BHXH: Đây là phần mềm cho phép kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội, được cung cấp bởi Tập đoàn VNPT
- VNPT – DMS: Là phần mềm quản lý các kênh phân phối và bán hàng trực tuyến cho doanh nghiệp, được cung cấp bởi tập đoàn VNPT.
- VNPT – CA: Là dịch vụ chữ ký số được cung cấp bởi Tập đoàn VNPT, dành cho doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh và cả các cơ quan quản lý Nhà nước.
- VNPT – eContract: Là giải pháp chuyển đổi số cho phép các bên giao kết hợp đồng bằng phương thức điện tử.
- VNPT – Smart CA: Giải pháp chứng thực chữ ký số từ xa ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, cho phép người dùng ký kết các giao dịch điện tử mọi lúc mọi nơi mà không cần đến các thiết bị phần cứng đi kèm như USB Token hay sim.
-
- VNPT – Invoice: Dịch vụ hóa đơn điện tử dành cho các tổ chức, doanh nghiệp. Ứng dụng cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ hóa đơn điện tử tiện lợi, nhanh chóng, độ chính xác cao.
Các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng, đạt được hiệu quả cao hơn nếu doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp. Với nền tảng công nghệ hàng đầu, VNPT mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp chuyển đổi số toàn diện.
Để tìm hiểu thêm về các sản phẩm – dịch vụ của VNPT, vui lòng liên hệ hotline hoặc truy cập kênh tư vấn miễn phí để nhận được hỗ trợ tư vấn giải pháp chi tiết.
Xem thêm:
Hướng dẫn cách đăng nhập VNPT – BHXH 5.0 lần đầu tiên
Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số VNPT CA chính xác từ nhà cung cấp
Hợp đồng điện tử VNPT Econtract: Tối ưu vận hành tiết kiệm chi phí- An toàn tiện lợi.
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
