Phần mềm KBHXH là ứng dụng do BHXH Việt Nam cung cấp, cho phép người dùng thực hiện các thao tác kê khai, nộp hồ sơ bảo hiểm điện tử. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại phần mềm kê khai BHXH miễn phí KBHXH đã tạm ngừng hỗ trợ nên không thể thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm điện tử thông qua ứng dụng này nữa. Thay vào đó, người dùng có thể chuyển sang nền tảng dịch vụ công để kê khai trực tiếp trên website: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/.
Để biết chi tiết hướng dẫn điều chỉnh mức đóng BHXH trên nền tảng kê khai BHXH miễn phí này, VNPT mời quý bạn đọc tham khảo ngay bài viết sau.
1. Hồ sơ và quy trình điều chỉnh mức đóng BHXH
Theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH của người lao động (NLĐ) phải do người sử dụng lao động (NSDLĐ) chuẩn bị và bao gồm đầy đủ:
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động của đơn vị và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (tờ khai mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin (tờ khai mẫu D01-TS).
- Văn bản làm căn cứ điều chỉnh mức đóng (Hợp đồng lao động, quyết định tăng lương,…)
Quy trình điều chỉnh mức đóng BHXH được quy định như sau:
Nơi nộp: Cơ quan BHXH địa phương hoặc Cổng giao dịch điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Bước 1: Nộp hồ sơ
NSDLĐ chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định (SL: 01), nộp lên cơ quan BHXH bằng một trong các hình thức:
- Nộp qua đường bưu điện.
- Nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH hoặc Trung tâm hành chính công địa phương.
- Nộp qua giao dịch điện tử: Trên Cổng giao dịch điện tử Bảo hiểm xã hội, nộp qua tổ chức I-VAN, hoặc nộp qua phần mềm kê khai BHXH của các tổ chức thứ ba khác.
- Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ điều chỉnh mức đóng.
Thời gian: Tối đa 03 ngày làm việc.
- Bước 3: Cơ quan BHXH trả kết quả về người nộp hồ sơ.
Sau khi người kê khai nhận được kết quả xử lý hồ sơ thành công, cơ quan BHXH sẽ tự động cập nhật mức đóng BHXH mới cho NLĐ trên cơ sở dữ liệu riêng.
Trong số các kênh tiếp nhận hồ sơ BHXH, việc kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến trên KBHXH được nhiều đơn vị lựa chọn vì tính nhanh gọn, thuận tiện và có thể thực hiện hoàn toàn miễn phí.
2. Hướng dẫn điều chỉnh mức đóng BHXH trên phần mềm KBHXH
Để thực hiện nghiệp vụ, truy cập Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam, đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp và tiến hành các bước sau:
Bước 1: Chọn nghiệp vụ
Tại giao diện trang chính của cổng giao dịch, chọn tính năng Kê Khai Hồ Sơ.
Vào danh mục “Danh sách thủ tục” > chọn thủ tục 600 – “Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN”.
Hệ thống xuất hiện hộp thoại “Chọn kỳ kê khai” > bấm chọn thời điểm kê khai thủ tục là cho tháng năm nào, trong hiện tại hay quá khứ > bấm nút “Xác nhận”.
Bước 2: Chọn người lao động
Màn hình xuất hiện bảng khai Báo cáo tình hình sử dụng lao động và tham gia BHXH, BHYT, BHTN (theo mẫu D02-LT).
Bấm nút xanh “Chọn lao động” ở góc trên cùng bên trái bảng kê khai.
Hệ thống hiển thị danh sách NLĐ đã được đơn vị lưu thông tin. Từ danh sách này, tích chọn NLĐ cần kê khai điều chỉnh mức đóng BHXH.
Bước 3: Chọn hình thức điều chỉnh mức đóng BHXH
Sau khi đã chọn NLĐ trong danh sách lao động kê khai, tại dòng “Phân loại”, chọn một trong hai hình thức điều chỉnh là “Tăng tiền lương” hoặc “Giảm tiền lương” – tùy vào trường hợp thực tế của NLĐ.
Sau khi hoàn tất chọn, bấm nút “Áp dụng”.
Bước 4: Lập hồ sơ điều chỉnh mức đóng
Sau khi chọn hình thức điều chỉnh tăng hoặc giảm, người kê khai tiến hành điền hồ sơ điều chỉnh mức đóng lần lượt như sau:
Hướng dẫn điền bảng tờ khai D02-LT:
Bấm chuột vào hàng có tên NLĐ cần kê khai, thực hiện điền vào mẫu T02-TS theo hướng dẫn trong bảng dưới đây:
| Cột dữ liệu | Bắt buộc điền | Nội dung điền | Ghi chú |
| Phương án | Bắt buộc | Tùy vào tình hình thực tế, điền 1 trong các phương án điều chỉnh sau:
|
|
| Họ và Tên | Hệ thống tự điền | Họ và tên của NLĐ | |
| Mã số BHXH | Hệ thống tự điền | Mã số BHXH của NLĐ | |
| Ngày tháng năm sinh | Hệ thống tự điền | Ngày/Tháng/Năm | |
| Giới tính | Hệ thống tự điền | Nam/Nữ | |
| Số CMND/CCCD/Hộ chiếu | Hệ thống tự điền | Mã số giấy tờ nhân thân tương ứng của NLĐ | |
| Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc | Hệ thống tự điền | Thông tin về nghề nghiệp của NLĐ trong hợp đồng lao động tương ứng | |
| Vị trí việc làm | Bắt buộc | Ngày/Tháng/Năm | Có thể điền ngày quyết định tăng lương có hiệu lực.
Tùy vào chức danh của NLĐ, chỉ điền vào 1 trong 4 ô:
|
| Đã có sổ | Không bắt buộc | Tích chọn vào ô nếu NLĐ đã có sổ | |
| Có giảm chết | Không điền | X | |
| Ngày chết | Không điền | X | |
| Mức hưởng BHYT | Bắt buộc | Tỷ lệ % hưởng BHYT của NLĐ | |
| Mã vùng sinh sống | Không bắt buộc | Mã vùng sinh sống ghi trên thẻ BHYT của NLĐ | |
| Hệ số/Mức lương | Bắt buộc | Tiền lương đóng BHXH của NLĐ | Điền mức lương mới của NLĐ vào cột này.
|
| Phụ cấp | Tùy trường hợp | Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp thâm niên, phụ cấp ai nạn nghề (Hệ số %).
Phụ cấp lương, các khoản bổ sung (tiền đồng) của NLĐ nếu có. |
Bắt buộc điền nếu NLĐ có điều chỉnh tăng/giảm các khoản phụ cấp đóng BHXH. |
| Ngành, Nghề nặng nhọc độc hại | Tùy trường hợp | Ngày bắt đầu: Ngày/Tháng/Năm quyết định tăng/giảm lương có hiệu lực.
Ngày kết thúc: Điền giống ngày bắt đầu. |
Bắt buộc điền nếu NLĐ làm công việc nặng nhọc, nguy hiểm, độc hại quy định tại Thông tư số 11/2020/TT-BLĐTBXH. |
| Loại và hiệu lực hợp đồng lao động | Bắt buộc | Ngày bắt đầu: Ngày/Tháng/Năm quyết định tăng/giảm lương có hiệu lực.
Ngày kết thúc: Điền giống ngày bắt đầu |
Tùy vào loại hợp đồng của NLĐ, chỉ điền vào một trong các cột:
|
| Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH | Bắt buộc | Tháng/Năm | Điền ngay tháng thực hiện kê khai.
Ví dụ: Báo tăng mức đóng BHXH vào tháng 5/2023 thì điền vào cột là “5/2023”. |
| Thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH | Bắt buộc | Tháng/Năm | Điền giống tháng bắt đầu đóng BHXH |
| Ghi chú | Bắt buộc | Chi tiết phương án điều chỉnh | Điền chi tiết phương án tăng/giảm lương.
Ví dụ: Điều chỉnh tăng lương theo Quyết định của đơn vị |
Ghi chú: Các phương án khai báo được áp dụng cho từng trường hợp cụ thể như sau:
- DC – Điều chỉnh lương:
-
- NLĐ được điều chỉnh tăng lương theo quyết định của đơn vị sử dụng lao động, hoặc;
- NLĐ bị giảm lương theo quyết định của đơn vị sử dụng lao động;
Chỉ thực hiện phương án này khi NSDLĐ kê khai điều chỉnh mức đóng kịp thời ngay trong tháng bắt đầu tăng/giảm lương.
- AD – Bổ sung tăng nguyên lương:
- NLĐ bị báo tăng nhầm mức đóng.
- NSDLĐ chậm báo tăng mức đóng cho NLĐ.
- AT – Truy đóng theo MLCS tại thời điểm:
- NLĐ tăng lương/giảm lương nhưng NSDLĐ chậm báo quá 6 tháng. Với trường hợp này, cơ quan BHXH sẽ truy thu đủ số tiền phải đóng tại thời điểm có thay đổi mức đóng, kèm thêm khoản tiền lãi phạt chậm báo.
- SB – Bổ sung giảm nguyên lương:
-
- NLĐ bị báo giảm nhầm mức đóng.
- NSDLĐ chậm báo giảm mức đóng cho NLĐ.
Lưu ý:
- Để kiểm tra liệu có cột dữ liệu nào bị sót thông tin hay không, chỉ cần bấm “Kê khai”, những cột bắt buộc điền sẽ tự động hiện dòng chữ đỏ “Không được để trống” để người kê khai nhận biết, bổ sung kịp thời.
- Trong trường hợp cần bổ sung thông tin người lao động cần báo điều chỉnh tăng, bạn nhấn phím F10 để hiển thị Danh sách người lao động và thực hiện lại bước 2.
Sau khi điền đầy đủ dữ liệu vào bảng kê D02-TS, người kê khai bấm nút “Lưu”, hệ thống sẽ tự động xác thực và lưu trữ dữ liệu, sau đó hiển thị thông báo Lưu hồ sơ thành công.
Khai báo mẫu D01-TS và tải giấy tờ đính kèm:
Lúc này, tiếp tục chuyển sang khai báo mẫu D01-TS. Thông tin NLĐ đã điền ở mẫu D02-LT sẽ tự động được điền vào bảng D01-TS. Người kê khai tiếp tục bổ sung các dữ liệu còn thiếu. Lưu ý:
- Kê khai đầy đủ các văn bản làm căn cứ điều chỉnh mức đóng (Quyết định tăng lương, quyết định giảm lương, bảng kê lương nhân viên,…), bao gồm số hiệu, tên văn bản và trích dẫn nội dung văn bản.
- Cách thức điền dữ liệu tương tự như mẫu D02-LT.
Sau khi hoàn tất khai dữ liệu, vào tab “Giấy tờ kèm theo”, tải lên các file văn bản làm căn cứ điều chỉnh mức lương đã đề cập ở mẫu D01-TS.
Bước 5: Kiểm tra lại hồ sơ vừa tạo
Sau khi đã lưu hồ sơ, bạn chọn “Xuất mẫu” để xem lại thông tin trên file
Bước 6: Ký và nộp hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH
Kiểm tra kỹ mọi thông tin đã điền. Nhấn nút Kê khai, màn hình hiển thị hộp thoại Xác nhận nộp hồ sơ > Bấm nút “Xác nhận”.
Sau khi gửi yêu cầu kê khai, hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại chọn chứng thư số để ký số hồ sơ. Người dùng bấm chọn chứng thư số cần dùng và nhấn “Đồng ý”.
Lưu ý: Nếu sử dụng chữ ký số có token thì phải cắm USB vào máy trước khi nhấn Kê khai.
Login” để mở quyền truy cập chữ ký số.
Sau khi nhập mã PIN, hồ sơ sẽ tự động được ký số và nộp lên hệ thống tiếp nhận của BHXH Việt Nam. Trong quá trình hệ thống xử lý dữ liệu, người kê khai tuyệt đối không tắt trình duyệt.
Sau khi các bước trên hoàn tất, cơ quan BHXH sẽ gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử, thông báo xử lý hồ sơ và thông báo trả kết quả về địa chỉ email ban đầu mà đơn vị đã đăng ký trên KBHXH.
3. Lưu ý các trường hợp áp dụng điều chỉnh mức đóng BHXH
Hướng dẫn điều chỉnh mức đóng BHXH trên KBHXH được áp dụng cho mọi trường hợp có thay đổi tăng/giảm lương của NLĐ. Tuy nhiên NLĐ cần lưu ý hai điều quan trọng sau:
Mức lương theo hợp đồng lao động thay đổi
Như bạn đã biết, mức lương đóng BHXH được lấy căn cứ theo mức lương ghi trong hợp đồng lao động. Khi mức lương trên hợp đồng thay đổi thì NSDLĐ phải làm thủ tục điều chỉnh kịp thời.
Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc/công tác, nếu NLĐ có quyết định tăng lương hoặc bị giảm lương thì NSDLĐ cũng phải thực hiện thủ tục khai báo nhằm mục đích:
- Đảm bảo NLĐ tăng lương được cơ quan BHXH chi trả đúng các chế độ và hưởng quyền lợi bảo hiểm về sau.
- Nếu NLĐ giảm lương, NSLDLĐ phải khai báo để được giảm mức đóng BHXH.
Nếu NSDLĐ bị cơ quan BHXH truy thu tăng/giảm mức đóng do chậm đóng, trốn đóng thì đều phải chịu lãi phạt.
Mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng có sự thay đổi
Ngoài mức lương thỏa thuận trên hợp đồng hoặc trong các văn bản có giá trị pháp lý khác, NSDLĐ còn phải căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định để điều chỉnh đúng mức đóng BHXH cho NLĐ. Cụ thể:
Thứ nhất, mức tiền lương tháng đóng BHXH của NLĐ tối thiểu phải bằng với mức lương tối thiểu vùng.
Vì thế, với NLĐ có mức đóng BHXH bằng với mức sàn, thì khi Chính phủ điều chỉnh nâng lương tối thiểu vùng, NSDLĐ phải kịp thời kê khai tăng mức đóng BHXH cho NLĐ.
Thứ hai, mức tiền lương tháng đóng BHXH của NLĐ tối đa không vượt quá 20 tháng lương cơ sở (Lương cơ sở hàng tháng là 1.800.000 triệu đồng đối với cán bộ/công chức/viên chức/lực lượng vũ trang/người làm việc trong biên chế Nhà nước; hoặc 1.490.000 triệu đồng đối với các đối tượng NLĐ khác).
Như vậy, khi lương cũ chưa tăng, hoặc lương mới sau giảm của NLĐ cao hơn 20 tháng lương cơ sở, thì NSDLĐ không cần làm thủ tục điều chỉnh mức đóng.
Bên cạnh đó, theo quy định pháp luật, để hồ sơ điều chỉnh thông tin tham gia BHXH được chấp thuận, người thực hiện kê khai phải có chứng thư số hợp lệ, được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số hợp pháp và đã được Bộ Thông Tin và Truyền thông cho phép.
Trong trường hợp người kê khai chưa có chữ ký số, có thể sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử được cấp bởi cơ quan BHXH. Tuy nhiên, để đảm bảo thuận tiện trong mọi loại giao dịch điện tử, Chính phủ đã và đang khuyến khích người dân sử dụng chữ ký số.
Một trong những dịch vụ chữ ký số uy tín và phổ biến nhất hiện nay là giải pháp ký số VNPT CA do Tập đoàn Viễn thông VNPT phát triển, đáp ứng đầy đủ tính pháp lý, các tiêu chuẩn bảo mật hiện đại, độ an toàn và linh hoạt. VNPT CA có thể kết nối nhanh chóng với KBHXH và mọi cổng dịch vụ hành chính công trên cả nước. Đồng thời được chấp nhận rộng rãi cho mọi giao dịch dân sự, thương mại trong và ngoài nước.
Trên đây là hướng dẫn điều chỉnh mức đóng BHXH trên KBHXH. NSDLĐ cần lưu ý khai báo phương án đúng với trường hợp điều chỉnh cụ thể. Đặc biệt, cần điền chính xác mọi dữ liệu khai báo để tránh bị từ chối hồ sơ hoặc phải khai báo bổ sung từ đầu.
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, xin quý bạn đọc vui lòng liên hệ một trong cách kênh tư vấn sau:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
