Là một hình thức hợp đồng hiện đại, tích hợp nhiều tính năng tiến tiến, hợp đồng điện tử không chỉ giúp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp mà còn giúp cải thiện độ chính xác, tăng độ thiện cảm với khách hàng… Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về 9 lợi ích nổi bật của hợp đồng điện tử mà chắc chắn hợp đồng giấy khó có thể sánh bằng trong bài viết dưới đây.
1. Tiết kiệm thời gian ký kết, tối ưu quy trình
Đối với hợp đồng điện tử: Với hợp đồng điện tử, mỗi giao dịch ký kết chỉ cần chưa tới 1 phút. Thao tác nhanh gọn, đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng và độ chính xác cao. Việc chỉnh sửa, đề xuất các mục cần thay đổi trong hợp đồng được thực hiện ngay trên thiết bị điện tử. Cả hai bên hợp tác đều có thể nhìn thấy lịch sử chỉnh sửa và xem trực tiếp, tiết kiệm được khá nhiều thời gian.
Đối với hợp đồng giấy: Thông thường, để có được một bản hợp đồng truyền thống, các doanh nghiệp thường phải tốn thời gian ít nhất 1 tuần để chuẩn bị. Đây là khoảng thời gian chỉ dành riêng cho việc soạn thảo và xem xét hợp đồng giữa hai bên. Quá trình chỉnh sửa hợp đồng, thời gian vận chuyển,… đã chiếm một khoảng thời gian không nhỏ. Điều này dẫn đến quá trình ký kết hợp đồng bị ảnh hưởng và có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng của giao dịch.
Hợp đồng điện tử giúp cho các doanh nghiệp thực hiện giao dịch dễ dàng và nhanh chóng. Thay vì phải mất thời gian chờ đợi và chỉnh sửa, in đi in lại các bản hợp đồng thì việc chỉnh sửa trực tiếp ngay trên thiết bị điện tử tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình tốt hơn.
2. Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Đối với hợp đồng điện tử: Hiện nay, chi phí để bỏ ra cho 1 lần ký kết hợp đồng điện tử rơi vào mức giá từ 5.000 – 20.000 nghìn VND/hợp đồng. Đặc biệt, khi lựa chọn sử dụng dịch vụ hợp đồng điện tử của VNPT, bạn sẽ chỉ cần chi ra 5.000 đồng cho một lần ký kết. Một mức chi phí hết sức tối ưu, không chỉ đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn cả với khách hàng của doanh nghiệp.
Đối với hợp đồng giấy: Để ký kết được một hợp đồng, các bên cần phải bỏ ra chi phí để in hợp đồng, tiền xăng xe đi lại gặp mặt, tiền ăn uống,… Như vậy, trong trường hợp hợp đồng cần chỉnh sửa, bạn lại tốn thêm thời gian để làm lại, in lại và sắp xếp lịch gặp để ký hợp đồng một lần nữa.
Sử dụng hợp đồng điện tử giúp tối ưu hóa chi phí đáng kể. Tất cả những chi phí cần phải chi khi sử dụng hợp đồng giấy đều được tối ưu hóa cho cả đôi bên.
3. Đảm bảo tính minh bạch, công khai
Đối với hợp đồng điện tử: Trong trường hợp một số điều khoản hợp đồng cần được chỉnh sửa, người dùng có thể hoàn toàn chỉnh sửa ngay trên hợp đồng. Lịch sử chỉnh sửa được lưu lại rõ ràng, cả hai bên đều có thể kiểm soát, đảm bảo tính minh bạch và công khai cho bản hợp đồng.
Đối với hợp đồng giấy: Viêc làm giả các loại giấy tờ là điều dễ dàng. Nhiều khả năng hợp đồng bị chỉnh sửa, hoặc làm giả, làm ảnh hưởng đến việc hợp tác của cả hai bên khi sử dụng hợp đồng giấy.
Hợp đồng điện tử sau khi ký kết sẽ được lưu trữ ngay trên máy tính, bạn hoàn toàn có thể kiểm tra, đối chiếu và chỉnh sửa khi cả hai bên có nhu cầu chỉnh sửa mà không sợ đối phương có thể gian lận. Điều này giúp cho quá trình hợp tác diễn ra thuận lợi, đảm bảo tính minh bạch cho cả bạn lẫn đối tác.
4. Thuận tiện khi ký kết
Đối với hợp đồng điện tử: Khi sử dụng hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng bằng máy tính, điện thoại, máy tính bảng ở mọi lúc mọi nơi, miễn là thiết bị của bạn có kết nối Internet. Chỉ với một thao tác kích chuột, việc ký kết hợp đồng đã được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
Đối với hợp đồng giấy: Sử dụng chữ ký thông thường có nghĩa là bạn phải ký trực tiếp lên giấy. Muốn hoàn hánh quá trình ký kết hợp đồng, bạn phải đến địa điểm hẹn và chỉ có thể ký kết trên giấy, không có biện pháp thay thế.
Trong một vài trường hợp khẩn cấp, khi đối tác, khách hàng không thể đến gặp mặt trực tiếp thì hợp đồng điện tử là sự lựa chọn hoàn hảo. Hợp đồng điện tử giúp bạn giải quyết các yếu tố tác động từ bên ngoài nhanh chóng và hiệu quả.
5. Cải thiện độ chính xác của hợp đồng
Đối với hợp đồng điện tử: Hợp đồng điện tử cho phép bạn chỉnh sửa, đánh dấu các điểm cần lưu ý để khách hàng có thể kiểm tra lại và hoàn thiện bản hợp đồng dễ dàng. Với chức năng highlight, các điểm đánh dấu hiện lên rõ ràng hơn, giúp bạn quan sát, kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo các điểm cần chỉnh sửa không bị bỏ sót.
Đối với hợp đồng giấy: Khi khách hàng ký sót một trang quan trọng hay một số điều khoản khách hàng chưa để ý, bạn sẽ mất thời gian gặp khách hàng, phải ghi ra giấy những chỗ thiếu sót, phải lật dở từng trang giấy để tìm kiếm. Những điểm cần chỉnh sửa khi đánh dấu sẽ làm mất mỹ quan cho bản hợp đồng và đôi lúc có thể bị sót, gây ảnh hưởng đến nội dung của hợp đồng và quy trình ký kết.
Độ chính xác của hợp đồng được cải thiện khi sử dụng hợp đồng điện tử. Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa, đánh dấu các điều khoản một cách dễ dàng mà không làm mất thẩm mỹ cho hợp đồng. Đồng thời, việc kiểm tra và xử lý, chỉnh sửa hợp đồng cũng sẽ dễ dàng hơn cho cả đôi bên.
6. Nâng cao trải nghiệm của khách hàng
Đối với hợp đồng điện tử: Với hợp đồng điện tử, khi khách hàng cần thông tin, bạn có thể cung cấp tài liệu cho khách hàng nhanh hơn, giúp khách hàng có thể ký kết hợp đồng mọi lúc mọi nơi. Dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp nhanh chóng giúp khách hàng tiết kiệm thời gian cũng như chi phí là điểm mạnh, giúp doanh nghiệp ghi điểm đối với khách hàng.
Đối với hợp đồng giấy: Khách hàng cần phải gặp trực tiếp mới ký kết được hợp đồng, làm mất thời gian, đôi lúc khiến cho khách hàng bị lỡ lịch trình. Điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến hình ảnh doanh nghiệp và có thể để lại ấn tượng không tốt đối với khách hàng.
Dịch vụ khách hàng luôn là điều được các doanh nghiệp ưu tiên. Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có thêm điểm cộng lớn trong mắt khách hàng. Hợp đồng điện tử có thể giúp bạn làm điều đó với tính nhanh chóng và ưu việt của nó.
7. Góp phần tăng hiệu suất làm việc, thúc đẩy quy trình số hóa của doanh nghiệp
Đối với hợp đồng điện tử: Khi sử dụng hợp đồng điện tử, bạn không cần di chuyển, không mất thời gian để làm đi làm lại hợp đồng, việc chỉnh sửa hợp đồng cũng có thể tiến hành online, nhờ đó quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng hơn. Các hợp đồng được giải quyết nhanh gọn, rút ngắn thời gian giải quyết một hợp đồng. Mà thay vào đó, bạn có thể xử lý được thêm nhiều hợp đồng trong và ngoài nước, thúc đẩy phát triển cho doanh nghiệp.
Đối với hợp đồng giấy: Hợp đồng truyền thống đòi hỏi nhiều thủ tục và giấy tờ, thời gian xử lý chậm, dễ bị gián đoạn trong quá trình ký kết hợp đồng. Nếu đó là hợp đồng nước ngoài, phải mất rất nhiều thời gian mới có thể giải quyết xong một bản hợp đồng. Sự phát triển của doanh nghiệp sẽ bị đình trệ nếu không thể hợp tác.
Doanh nghiệp liên doanh sẽ có nhiều thuận lợi hơn khi sử dụng hợp đồng điện tử. Đây là một trong những ý nghĩa của hợp đồng điện tử sẽ mang lại ảnh hưởng lớn tới doanh nghiệp. Đó chính là chìa khóa giúp cho các doanh nghiệp tiếp cận với nhiều đối tác nước ngoài, đem lại lợi nhuận cao và thúc đẩy quá trình phát triển của doanh nghiệp.
8. Hệ thống lưu trữ có tính bảo mật cao
Đối với hợp đồng điện tử: Tất cả các dữ liệu đều được lưu trữ trên hệ thống có sử dụng các biện pháp bảo mật 24/7. Quyền truy cập vào hợp đồng bị hạn chế, xác thực tài liệu và người gửi bằng mã hóa,… Hệ thống dữ liệu được lưu trên máy sẽ đảm bảo tính an toàn cao hơn, khả năng làm giả cũng thấp hơn so với hợp đồng giấy. Không những vậy, khả năng đảm bảo an toàn khỏi tác nhân thời tiết gây ra cũng vượt trội hơn hẳn.
Đối với hợp đồng giấy: Hợp đồng giấy chất đống cần có một phòng kho riêng biệt để bảo quản. Lâu ngày, các hợp đồng dễ bị bám bụi, mối mọt, hay các điều kiện thời tiết làm ảnh hưởng đến chất lượng và nội dung của bản hợp đồng.
Các bản hợp đồng cần được lưu trữ và bảo mật tuyệt đối. Chính vì thế, việc bảo mật và lưu trữ thông tin bằng hệ thống mã hóa sẽ đảm bảo tính an toàn cao hơn so với hợp đồng giấy. Hạn chế tối đa khả năng làm giả, thất lạc và hư hỏng.
9. Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin
Đối với hợp đồng điện tử: Dữ liệu được chia và lưu trữ thành từng tệp rõ ràng trên hệ thống, khi cần tìm, bạn chỉ cần mở máy lên và tìm được tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
Đối với hợp đồng giấy: Hợp đồng giấy thường được lưu trữ thủ công trong tủ, hộp đựng cùng nhiều tài liệu khác. Khi muốn tìm lại thông tin của một bản hợp đồng nào đó, bạn cần phải lật giở từng tập hợp đồng, tìm từng ngăn tủ, tốn rất nhiều thời gian công sức mới có thể tìm được.
Thay vì vậy, chỉ với một vài thao tác đơn giản trên máy tính, người dùng có thể tìm ra cho mình những thông tin cần thiết vừa tiết kiệm thời gian lại không tốn quá nhiều công sức. Như vậy, có thể nói, tầm quan trọng của hợp đồng điện tử ảnh hưởng không nhỏ tới sự phát triển của doanh nghiệp trong thời đại 4.0 hiện nay.
Hiện nay, VNPT đang cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử eContract với nhiều ưu điểm vượt trội. Bạn sẽ có nhiều cơ hội để tiếp cận và thúc đẩy quá trình phát triển của doanh nghiệp nhờ vào dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp và nhanh chóng.
Liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
