Tổng đài 1800 là gì? Giải đáp A-Z & Lợi ích cho Doanh nghiệp

Tổng đài 1800 là một đầu số hotline chuyên nghiệp, miễn phí hoàn toàn cước gọi cho khách hàng, và toàn bộ chi phí sẽ do doanh nghiệp chi trả. Không chỉ là một số điện thoại, đây là một công cụ chiến lược giúp nâng tầm thương hiệu và xây dựng lòng tin. Hãy cùng giải đáp từ A-Z tổng đài 1800 là gì, cách thức hoạt động, những lợi ích chiến lược mà đầu số này mang lại!

1. Tổng đài 1800 là gì?

Tổng đài 1800 là một đầu số cấp quốc gia, có đặc điểm quan trọng và duy nhất là miễn phí hoàn toàn cước gọi cho người gọi đến. Bất kể khách hàng của bạn gọi từ điện thoại cố định hay di động, từ bất kỳ tỉnh thành nào trên toàn quốc, họ đều không phải trả bất kỳ một chi phí viễn thông nào cho cuộc gọi đó.

Toàn bộ cước phí của cuộc gọi sẽ do doanh nghiệp hoặc tổ chức sở hữu đầu số 1800 chi trả cho nhà mạng. Đây không phải là một khoản chi phí lãng phí, mà được xem là một khoản đầu tư chiến lược vào việc chăm sóc, thu hút và giữ chân khách hàng, thể hiện sự chăm sóc của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng.

2. Cách thức hoạt động của Tổng đài 1800

Điều quan trọng cần hiểu là đầu số 1800 là một đầu số ảo (virtual number). Thay vì được kết nối với một đường dây điện thoại hay một chiếc SIM cụ thể, đầu số này hoạt động như một “cổng vào” thông minh cho toàn bộ hệ thống liên lạc của doanh nghiệp.

2.1. Quy trình chuyển tiếp cuộc gọi (Call Forwarding)

Khi một khách hàng quay số 1800-xxxx, hệ thống của nhà mạng sẽ tự động nhận diện và chuyển tiếp cuộc gọi đến một hoặc nhiều số điện thoại đích (số host) mà doanh nghiệp đã đăng ký trước. Các số đích này có thể là:

• Số điện thoại cố định (PSTN) của văn phòng.
• Số di động của nhân viên chăm sóc khách hàng.
• Số tổng đài IP (VoIP) để tích hợp vào hệ thống lớn hơn.

2.2. Tích hợp với hệ thống Tổng đài (PBX)

Sức mạnh thực sự của đầu số 1800 được phát huy khi được tích hợp với một hệ thống tổng đài nội bộ (PBX), đặc biệt là các tổng đài ảo như VNPT Cloud Contact Center (VCC). Việc tích hợp này cho phép doanh nghiệp xây dựng các kịch bản chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp như:

• Lời chào tự động (IVR): “Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty ABC, vui lòng bấm phím 1 để gặp bộ phận kinh doanh, bấm phím 2 để gặp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật…”
• Phân phối cuộc gọi thông minh: Tự động chuyển cuộc gọi đến nhân viên đang rảnh rỗi.
• Ghi âm cuộc gọi: Để nâng cao chất lượng dịch vụ và giải quyết các khiếu nại.
• Tạo hàng đợi cuộc gọi (Call Queue): Giữ khách hàng trên đường dây khi tất cả các nhân viên đang bận.

3. 6 Lợi ích chiến lược của Tổng đài 1800 đối với Doanh nghiệp

Việc trang bị một đầu số 1800 không chỉ đơn thuần là có thêm một kênh liên lạc, mà là một quyết định đầu tư mang lại những lợi ích chiến lược, tác động trực tiếp đến thương hiệu, doanh thu và hiệu quả vận hành.

3.1. Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp và thống nhất

Việc sử dụng một đầu số miễn cước 1800 ngay lập tức tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp, cho thấy sự đầu tư nghiêm túc của doanh nghiệp vào dịch vụ khách hàng và có một tầm vóc lớn. Thay vì sử dụng các số di động cá nhân hay nhiều số cố định khác nhau cho mỗi chi nhánh, một đầu số 1800 duy nhất trên toàn quốc giúp xây dựng một hình ảnh thương hiệu nhất quán và liền mạch trong tâm trí khách hàng.

3.2. Gỡ bỏ rào cản, khuyến khích tối đa tương tác từ khách hàng

Rào cản tâm lý lớn nhất khiến khách hàng ngần ngại khi liên hệ chính là chi phí cuộc gọi. Bằng cách gánh hoàn toàn chi phí này, doanh nghiệp đã chủ động gỡ bỏ rào cản đó, khuyến khích khách hàng gọi đến để tư vấn bán hàng, yêu cầu hỗ trợ hay đóng góp ý kiến. Mỗi cuộc gọi được thực hiện là một cơ hội để doanh nghiệp gia tăng doanh số và thu thập những phản hồi vô giá để cải thiện sản phẩm, dịch vụ.

3.3. Nâng cao hiệu quả các chiến dịch Marketing và bán hàng

Một đầu số 1800 duy nhất, dễ nhớ là công cụ hoàn hảo để sử dụng làm hotline chung trên mọi ấn phẩm quảng cáo, từ TVC, banner online đến bao bì sản phẩm. Điều này không chỉ giúp đơn giản hóa lời kêu gọi hành động (Call-to-Action) mà còn cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đo lường hiệu quả của từng chiến dịch marketing bằng cách phân tích lưu lượng cuộc gọi đến.

3.4. Tăng cường lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng

Sự hài lòng của khách hàng không chỉ đến từ chất lượng sản phẩm mà còn từ dịch vụ hậu mãi. Việc cung cấp một kênh hỗ trợ hoàn toàn miễn phí cho thấy doanh nghiệp thực sự quan tâm và luôn sẵn sàng lắng nghe. Sự đầu tư vào trải nghiệm sau bán hàng này chính là yếu tố then chốt để giải quyết triệt để các vấn đề của khách, từ đó xây dựng mối quan hệ bền chặt và nuôi dưỡng lòng trung thành lâu dài.

3.5. Tối ưu hóa vận hành và quản lý tập trung

Doanh nghiệp không cần phải duy trì và quản lý nhiều số điện thoại khác nhau cho mỗi vùng miền hay chi nhánh. Một đầu số 1800 duy nhất sẽ tiếp nhận tất cả cuộc gọi và có thể được cấu hình để phân phối thông minh đến các bộ phận, chi nhánh tương ứng. Điều này giúp đơn giản hóa việc quản lý, giảm chi phí vận hành và đảm bảo không một cuộc gọi nào của khách hàng bị bỏ lỡ.

3.6. Tích hợp thông minh, biến cuộc gọi thành dữ liệu Kinh doanh

Đầu số 1800 có khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống tổng đài IP (VoIP) và đặc biệt là các phần mềm quản lý khách hàng (CRM). Việc tích hợp này cho phép tự động hóa việc ghi nhận thông tin cuộc gọi, tạo hồ sơ khách hàng, và theo dõi toàn bộ lịch sử tương tác.

Dữ liệu này giúp doanh nghiệp phân tích hành vi khách hàng, đánh giá hiệu quả của nhân viên và biến bộ phận chăm sóc khách hàng từ một trung tâm chi phí thành một trung tâm dữ liệu kinh doanh giá trị.

4. Phân biệt Tổng đài 1800 và Tổng đài 1900

Mặc dù đều là các đầu số dịch vụ chuyên nghiệp, 1800 và 1900 được xây dựng trên hai triết lý kinh doanh hoàn toàn trái ngược nhau. Hiểu rõ sự khác biệt này là yếu tố then chốt để lựa chọn đúng công cụ cho doanh nghiệp của bạn. Về cơ bản, có thể ví von:

• Tổng đài 1800: Giống như bạn “trải thảm đỏ mời khách hàng vào nhà”, bạn chịu mọi chi phí để họ cảm thấy được chào đón.
• Tổng đài 1900: Giống như bạn “bán vé vào cửa” cho một sự kiện hoặc buổi tư vấn, khách hàng phải trả phí để nhận được một giá trị cụ thể. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết tại bài viết “1900 là gì”.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để làm rõ sự khác biệt cốt lõi:

Khi nào nên chọn 1800?

Bạn nên chọn đầu số 1800 khi mục tiêu của bạn là tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng, xây dựng một hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và khuyến khích khách hàng tiềm năng liên hệ mà không có bất kỳ rào cản nào.

Khi nào nên chọn 1900?

Bạn nên chọn đầu số 1900 khi bản chất sản phẩm của bạn chính là nội dung hoặc dịch vụ được cung cấp qua cuộc gọi, và bạn muốn tạo ra một nguồn doanh thu trực tiếp từ chính kênh liên lạc này.

5. Ai nên sử dụng Tổng đài 1800?

Tổng đài 1800 không phải là giải pháp cho mọi doanh nghiệp, mà là một công cụ chiến lược lý tưởng cho bất kỳ tổ chức nào đặt khách hàng làm trọng tâm và muốn xây dựng một kênh giao tiếp chủ động, không rào cản.

• Các Trung tâm Chăm sóc khách hàng (Contact Center): Các ngành như ngân hàng, bảo hiểm, tài chính, và các sàn thương mại điện tử lớn có lượng tương tác khổng lồ. Một đầu số 1800 chuyên nghiệp giúp họ tiếp nhận và xử lý hàng ngàn yêu cầu, khiếu nại mỗi ngày một cách hiệu quả, đồng thời thể hiện sự trân trọng đối với khách hàng.
• Các bộ phận Hỗ trợ kỹ thuật (Technical Support): Các công ty phần mềm, nhà sản xuất thiết bị điện tử, đồ gia dụng thường có các cuộc gọi hỗ trợ kéo dài. Việc miễn phí cước gọi sẽ khuyến khích người dùng liên hệ để được hướng dẫn và giải quyết vấn đề kỹ thuật, giúp giảm thiểu sự thất vọng và nâng cao trải nghiệm sản phẩm.
• Các chiến dịch Bán hàng & Marketing quy mô lớn: Khi chạy các chiến dịch quảng cáo trên phạm vi toàn quốc, việc sử dụng một số hotline duy nhất, dễ nhớ và miễn phí là yếu tố then chốt. Đầu số 1800 gỡ bỏ rào cản chi phí, khuyến khích khách hàng tiềm năng gọi đến để được tư vấn và đặt hàng, từ đó tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi.
• Các tổ chức muốn khẳng định vị thế thương hiệu: Đối với bất kỳ tổ chức nào muốn xây dựng hình ảnh của một thương hiệu lớn, uy tín và đáng tin cậy, việc đầu tư vào một đầu số miễn cước là một lời khẳng định mạnh mẽ. Điều này cho thấy cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng dịch vụ và sự sẵn sàng lắng nghe khách hàng.

6. Quy trình đăng ký Tổng đài 1800 cho doanh nghiệp

Dưới đây là quy trình đăng ký tổng đài 1800 cho doanh nghiệp:

1. Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp và đầu số: Lựa chọn các nhà mạng lớn, uy tín tại Việt Nam như VNPT. Liên hệ với họ để kiểm tra và chọn một đầu số đẹp, dễ nhớ, phù hợp với thương hiệu.
2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ: Chuẩn bị các giấy tờ pháp lý cần thiết, thường bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Căn cước công dân của người đại diện pháp luật.
3. Bước 3: Ký kết hợp đồng: Sau khi thống nhất về đầu số và gói cước, hai bên sẽ tiến hành hoàn tất các thủ tục và ký hợp đồng cung cấp dịch vụ.
4. Bước 4: Kích hoạt và cấu hình: Nhà mạng sẽ tiến hành kích hoạt đầu số. Sau đó, doanh nghiệp sẽ cung cấp các số điện thoại đích để nhà mạng cấu hình chuyển tiếp cuộc gọi.

7. Giá cước Tổng đài 1800 cho doanh nghiệp

Chi phí để vận hành một tổng đài 1800 bao gồm nhiều thành phần khác nhau. Dưới đây là cấu trúc chi phí và bảng giá tham khảo từ nhà mạng VNPT:

Phân tích cấu trúc chi phí:

1. Cước cài đặt (Thu một lần): Đây là chi phí ban đầu để khởi tạo và cấu hình đầu số trên hệ thống của nhà mạng.
2. Cước cuộc gọi vào (Hàng tháng): Đây là chi phí biến đổi chính, là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho nhà mạng dựa trên tổng số phút gọi mà khách hàng đã gọi đến.
3. Cước sử dụng đầu số (Hàng tháng): Đây là một khoản phí thuê bao cố định hàng tháng để duy trì hoạt động của đầu số.
4. Cước số đẹp (Tùy chọn): Nếu doanh nghiệp muốn sở hữu một đầu số dễ nhớ, có cấu trúc đặc biệt, sẽ có một khoản phí thuê bao hàng tháng cao hơn so với số thường.

Bảng giá tham khảo chi tiết:

Lưu ý: Các mức giá dưới đây chưa bao gồm thuế GTGT 10%.

1. Cước cài đặt (Thu một lần)

2. Cước cuộc gọi vào (Hàng tháng)

3. Cước sử dụng đầu số (Hàng tháng)

4. Cước số đẹp (Đồng/đầu số/tháng)

Đối với dải số có 6 chữ số

Đối với dải số có 4 chữ số

8. VNPT – Nhà cung cấp dịch vụ Tổng đài 1800 uy tín hàng đầu

Với vị thế là một trong những nhà cung cấp dịch vụ viễn thông tiên phong và lớn nhất tại Việt Nam, VNPT mang đến dịch vụ Miễn cước ở người gọi (Free Phone 1800), một giải pháp toàn diện được xây dựng trên nền tảng hạ tầng vững chắc và kinh nghiệm vận hành lâu năm.

8.1. Hạ tầng mạng lưới vững chắc và chất lượng cuộc gọi ổn định

Lợi thế lớn nhất của VNPT đến từ việc sở hữu hạ tầng mạng lưới viễn thông mạnh nhất Việt Nam. Với tổng dung lượng kết nối quốc tế lên đến 11 Tbps qua 4 trạm cập bờ cáp quang biển và dung lượng kết nối trong nước 5.682 Gbps, hạ tầng của VNPT đảm bảo rằng mỗi cuộc gọi đến đầu số 1800 của doanh nghiệp bạn đều có chất lượng thoại rõ ràng, thông suốt và không bị gián đoạn, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

8.2. Linh hoạt trong vận hành với khả năng định tuyến thông minh

Dịch vụ VNPT Free Phone 1800 không chỉ là một đầu số duy nhất mà còn là một công cụ quản lý cuộc gọi thông minh, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh sâu theo kịch bản vận hành của mình.

• Định tuyến đến nhiều số đích: Cho phép doanh nghiệp linh hoạt phân luồng cuộc gọi đến tối đa 10 số đích khác nhau (là các số cố định của VNPT). Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng thiết lập để cuộc gọi được chuyển đến các phòng ban khác nhau (kinh doanh, kỹ thuật, kế toán) hoặc các chi nhánh ở các địa điểm khác nhau, đảm bảo không một kết nối nào của khách hàng bị bỏ lỡ.
• Định tuyến theo thời gian (Time-based Routing): Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích, cho phép bạn thiết lập kịch bản nhận cuộc gọi theo khung giờ. Ví dụ, trong giờ hành chính (8h-17h), cuộc gọi sẽ được chuyển đến số máy bàn của văn phòng; ngoài giờ hành chính, cuộc gọi có thể được tự động chuyển đến số di động của nhân viên trực, đảm bảo doanh nghiệp có thể hỗ trợ khách hàng 24/7.

8.3. Xây dựng thương hiệu quốc gia với một đầu số duy nhất

Dịch vụ cung cấp một đầu số 1800 thống nhất trên phạm vi toàn quốc. Lợi ích này giúp doanh nghiệp loại bỏ sự phức tạp khi phải sử dụng nhiều số điện thoại khác nhau cho mỗi tỉnh thành. Khách hàng trên cả nước chỉ cần nhớ một số hotline duy nhất, giúp tăng cường nhận diện thương hiệu, tạo sự chuyên nghiệp và thuận tiện tối đa cho người dùng.

8.4. Hệ sinh thái dịch vụ toàn diện và khả năng tích hợp

Đầu số 1800 của VNPT không phải là một dịch vụ đơn lẻ mà có khả năng tích hợp liền mạch với các giải pháp khác trong hệ sinh thái số của VNPT, đặc biệt là Tổng đài IP (VNPT Cloud Contact Center – VCC) và các đường truyền Internet Leased Line. Sự kết hợp này tạo thành một giải pháp truyền thông hợp nhất, giúp doanh nghiệp xây dựng một trung tâm chăm sóc khách hàng đa kênh, chuyên nghiệp và hiệu quả.

9. Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Cùng giải đáp một số câu hỏi thường gặp về tổng đài 1800:

9.1. Gọi đến tổng đài 1800 từ điện thoại di động có miễn phí không?

CÓ. Cuộc gọi đến đầu số 1800 là hoàn toàn miễn phí từ cả điện thoại cố định và di động của tất cả các nhà mạng tại Việt Nam.

9.2. Có thể gọi đến tổng đài 1800 từ nước ngoài không?

KHÔNG. Đầu số 1800 là đầu số dịch vụ trong nước và không thể thực hiện cuộc gọi từ quốc tế.

9.3. Tôi có thể chuyển tiếp cuộc gọi từ số 1800 đến số di động cá nhân không?

CÓ. Bạn hoàn toàn có thể đăng ký số di động cá nhân làm số đích để nhận cuộc gọi từ đầu số 1800.

9.4. Thời gian đăng ký và triển khai một đầu số 1800 mất bao lâu?

Thông thường, quá trình này mất từ 3 đến 5 ngày làm việc, tùy thuộc vào thời gian hoàn tất hồ sơ và thủ tục của hai bên.

Qua bài viết, hy vọng bạn đã hiểu rõ tổng đài 1800 là gì – một công cụ chiến lược đầu tư vào sự hài lòng của khách hàng. Việc sở hữu một đầu số miễn cước không chỉ nâng cao uy tín mà còn thúc đẩy tương tác hiệu quả. Để bắt đầu xây dựng kênh chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VNPT để được tư vấn giải pháp tổng đài 1800 phù hợp nhất!

• Hotline: 1800.1260 (Miễn phí 24/7)
• Website: https://vnpt.com.vn/