Biên bản hủy hóa đơn điện tử là tài liệu quan trọng, được kế toán lập khi xảy ra sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn. Bài viết sẽ hướng dẫn cách hủy hóa đơn đúng quy định một cách nhanh chóng.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì ?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là tài liệu được lập ra để ghi nhận việc hủy bỏ hóa đơn khi có sai sót hoặc khi hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Trong biên bản này, bên bán và bên mua cam kết không kê khai thuế đối với hóa đơn đã được hủy.
Hủy hóa đơn điện tử có cần lập biên bản không?
Hủy hóa đơn điện tử có cần lập biên bản. Bởi vì quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các doanh nghiệp phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để ghi nhận sự đồng thuận giữa người mua và người bán trước khi hủy hóa đơn do có sai sót.
Khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập biên bản
Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử?
Các trường hợp yêu cầu lập biên bản hủy hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn có thông tin sai sót như mã số thuế, số lượng, giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Hóa đơn phát hành trùng lặp hoặc không hợp lệ.
- Hóa đơn không cần thiết do các thỏa thuận thương mại đã thay đổi sau khi xuất hóa đơn.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử có cần ký điện tử không?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử bắt buộc phải được ký điện tử bởi cả bên mua và bên bán để xác nhận đồng thuận về việc hủy hóa đơn. Quy trình này đảm bảo tính pháp lý và tránh các vấn đề tranh chấp sau này. Các doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử lên biên bản này, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử cập nhật mới nhất theo Thông tư 78
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo chuẩn Thông tư 78 cần bao gồm các thông tin chính sau:
- Thông tin doanh nghiệp phát hành hóa đơn: tên, mã số thuế, địa chỉ.
- Thông tin bên mua: tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ.
- Thông tin chi tiết về hóa đơn cần hủy: mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, lý do thu hồi.
- Chữ ký điện tử của cả hai bên.
Đây là mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78.
6. Hướng dẫn cách ký biên bản hủy hóa đơn điện tử file pdf
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng biên bản hủy hóa đơn ký điện tử được thực hiện đầy đủ giữa hai bên để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định pháp luật.
Biên bản hủy hóa đơn ký điện tử có thể được thực hiện trực tiếp trên các phần mềm hỗ trợ ký số như PDF. Dưới đây là các bước hướng dẫn cách ký biên bản hủy hóa đơn điện tử file pdf sử dụng chữ ký số SmartCA của VNPT.
Bước 1: Tạo file PDF biên bản hủy hóa đơn.
Bước 2: Mở file PDF biên bản hủy hóa đơn bằng phần mềm Adobe Reader
Bạn mở file PDF cần ký và chọn Sign this document
Bước 3: Tại góc màn hình bên phải, bạn chọn biểu tượng ký số trên thanh công cụ, sau đó chọn Sign this document.
Bước 4: Màn hình hiện giao diện của cửa sổ Sign Document, bạn chọn Next để tiếp tục ký số.
Tại giao diện của cửa sổ Sign Document, bạn chọn Next để tiếp tục ký số.
Bước 5: Kéo chuột để tạo khung chữ ký tại vị trí muốn ký trong file.
Bạn tạo khung chữ ký tại vị trí muốn ký trong file
Bước 6: Cửa sổ Apply Digital Signature hiện lên gồm các chữ ký số, bạn chọn chữ ký số cần sử dụng rồi ấn OK để ký.
Bạn chọn chữ ký số cần sử dụng
Bước 7: Tiếp đó, khi màn hình hiện lên cửa sổ Apply Signature to Document để ghi lý do ký, kạn nhập lý do vào ô “Reason for Signing Document” và nhấn OK để hoàn tất quá trình ký số.
Bạn điền lý do ký số
Bước 8: Người dùng nhập mã PIN của Token và ấn OK là để xác nhận.
Bạn nhập mã PIN và ấn Ok
7. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT Invoice
Để hủy hóa đơn điện tử VNPT Invoice, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Bạn lập biên bản hủy hóa đơn giữa người bán và người mua
Bước 2: Sau đó, truy cập VNPT Invoice, bạn đăng nhập rồi chọn mục “Xử lý hoá đơn”. Sau đó kích vào mục “Huỷ hoá đơn (không thay thế, sửa đổi)”
Bạn chọn mục Huỷ hoá đơn không thay thế, sửa đổi
Bước 3: Trên màn hình sẽ xuất hiện danh mục hoá đơn điện tử đã lập. Trong hàng “Chọn Hoá đơn”, bạn ấn vào hoá đơn điện tử mà bạn muốn huỷ. Sau đó bạn kéo xuống cuối trang chọn ô “Huỷ hoá đơn đã chọn” màu xanh
Bạn chọn hoá đơn và nhấn vào ô “Huỷ hoá đơn đã chọn”
Bước 4: Truy cập mục “Thanh toán”, bạn chọn ‘Huỷ thanh toán”.
Bạn cần huỷ thanh toán mới huỷ được hoá đơn điện tử
Màn hình sẽ hiện lên danh sách hoá đơn điện tử đã xuất, bạn chọn hoá đơn bạn vừa huỷ, ấn vào “Huỷ thanh toán hoá đơn” ở cuối trang và chọn Ok.
Bước 5: Lặp lại thao tác ở Bước 3 lần nữa. Hoá đơn huỷ sẽ có dấu gạch chéo. Bạn chỉ cần ấn lưu “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” sau đó xuất file ở định dạng XML để nộp cho cơ quan thuế.
Hóa đơn sau khi hủy sẽ có dấu gạch chéo như trên hình.
8. Kết luận
Việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là quy trình bắt buộc khi doanh nghiệp phát hiện sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn. Bằng cách lập biên bản và ký điện tử, doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các tranh chấp không mong muốn. Qua hướng dẫn chi tiết ở trên, hy vọng các doanh nghiệp và kế toán có thể thực hiện việc hủy hóa đơn một cách nhanh chóng, hiệu quả và đúng quy định.
Để biết thêm thông tin về các sản phẩm và dịch vụ của VNPT, vui lòng liên hệ Hotline hoặc truy cập kênh tư vấn miễn phí để nhận được hỗ trợ và tư vấn giải pháp chi tiết:
———————-
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
