Việc xuất hoá đơn điện tử sai địa chỉ người mua là một vấn đề khá phổ biến trong quá trình giao dịch. Vậy làm thế nào để điều chỉnh hoá đơn điện tử này? Cùng tìm hiểu cách khắc phục một cách nhanh chóng và hiệu quả trong bài viết dưới đây của oneSME.
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua là như thế nào?
Hoá đơn điện tử sai địa chỉ người mua là trường hợp thông tin địa chỉ của người mua ghi trên hoá đơn không khớp với thông tin thực tế của người mua do lỗi nhập liệu của người bán, người mua đã thay đổi địa chỉ hoặc nhầm lẫn trong quá trình xử lý hoá đơn. Hoá đơn sai địa chỉ có thể gây ra những vấn đề khó khăn trong kê khai thuế, ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín của doanh nghiệp, làm chậm trễ quá trình thanh toán. Vậy phải xử lý ra sao khi hóa đơn điện tử sai địa chỉ?
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua
Để xử lý trường hợp hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua, doanh nghiệp tham khảo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành cùng với Thông tư 78/2021/TT-BTC mới nhất của Bộ Tài chính để nắm rõ các quy định pháp lý liên quan đến việc chỉnh sửa hóa đơn sai địa chỉ người mua và các quy định liên quan đến việc lập, quản lý, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, từ đó tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Theo đó, khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc xử lý sau:
- Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: Lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ thông tin sai, lưu trữ hóa đơn và biên bản điều chỉnh để phục vụ cho việc kiểm tra của cơ quan thuế.
- Tuân thủ quy định của cơ quan thuế: Các bước sửa đổi phải tuân thủ đúng quy trình pháp lý.
- Thông báo cho người mua: Người mua phải được thông báo về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ để đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.
Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua
Khi phát hiện hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua, việc điều chỉnh cần được thực hiện ngay lập tức để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của giao dịch. Quy trình điều chỉnh hoá đơn được thực hiện như sau:
Trường hợp hoá đơn chưa được gửi cho người mua
Trong trường hợp hoá đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế bị sai địa chỉ nhưng chưa gửi cho người mua, người bán thực hiện huỷ hoá đơn đã lập và xuất hoá đơn mới gửi lại cho người mua, cụ thể như sau:
- Bước 1: Người bán thông báo tới cơ quan thuế về lỗi hóa đơn điện tử sai địa chỉ theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cơ quan thuế sẽ thực hiện huỷ hoá đơn bị sai địa chỉ trên hệ thống của cơ quan thuế (Trường hợp này hoá đơn chưa gửi cho người mua nên không cần thông báo đến người mua).
- Bước 2: Người bán xuất hoá đơn mới gửi cơ quan thuế để được cấp mã hoá đơn mới thay thế hoá đơn có sai sót để gửi cho người mua.
Trong trường hợp này, người bán không cần lập biên bản huỷ hoá đơn. Mẫu 04/SS-HĐĐT cần được nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hoá đơn điện tử điều chỉnh.
Trường hợp hoá đơn đã gửi cho người mua
Theo điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp hoá đơn đã được gửi cho người mua bị sai địa chỉ nhưng không sai các nội dung khác, người bán cần thông báo hoá đơn có sai sót cho người mua và cơ quan thuế, không cần lập hoá đơn mới.
- Bước 1: Thông báo lỗi với người mua về việc hóa đơn điện tử sai địa chỉ, không cần lập hoá đơn mới.
- Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT (trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị sai địa chỉ nhưng người bán chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần thực hiện bước này).
Trường hợp hoá đơn điện tử sai địa chỉ người mua do cơ quan thuế phát hiện
Trong trường hợp hoá đơn điện tử sai địa chỉ người mua do cơ quan thuế phát hiện, cơ quan thuế sẽ thông báo lại cho người bán để rà soát, kiểm tra theo mẫu thông báo số 01/TB-RSĐT.
Căn cứ thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện kiểm tra sai sót và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Sau tối đa 2 lần thông báo từ cơ quan thuế mà người bán vẫn không có phản hồi thì cơ quan thuế sẽ tiến hành xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của người bán.
Xem thêm:
Hóa đơn điện tử là gì? Giải đáp 5 câu hỏi doanh nghiệp về Invoice
Hướng dẫn chi tiết cách đọc, tải và lưu trữ file XML hóa đơn điện tử VNPT
Hóa đơn điện tử VNPT Invoice – Lựa chọn tối ưu của doanh nghiệp
Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn sai địa chỉ người mua
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ có ảnh hưởng gì không?
Hóa đơn điện tử sai địa chỉ có thể ảnh hưởng đến việc kiểm tra và quyết toán thuế, làm chậm quá trình thanh toán và giao nhận hàng hóa. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải phát sinh thêm chi phí và thời gian cho trong việc hoàn thiện hồ sơ.
Phí phạt nếu không điều chỉnh hóa đơn điện tử sai đúng quy định?
Căn cứ Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định trường hợp chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót mẫu 04 cho Cơ Quan Thuế sẽ bị xử phạt như sau:
| Ngày chậm nộp | Mức phạt |
| Quá thời hạn quy định từ 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Phạt cảnh cáo |
| Quá thời hạn quy định từ 01 – 10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ | Phạt từ 01 – 03 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy định từ 11 – 20 ngày | Phạt từ 02 – 04 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy định từ 21 – 90 ngày | Phạt từ 04 – 08 triệu đồng |
| Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên hoặc không gửi thông báo sai sót | Phạt từ 05 – 15 triệu đồng |
Để tránh sai sót trong việc tạo lập hoá đơn, doanh nghiệp nên lưu ý kiểm tra kỹ thông tin khách hàng trước khi xuất hoá đơn, thường xuyên cập nhật thông tin khách hàng trong hệ thống quản lý để tránh sử dụng thông tin cũ hoặc không chính xác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý hoá đơn có chức năng lưu trữ thông tin khách hàng một cách chính xác và tự động điền vào khi lập hóa đơn, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót.
VNPT Invoice – Dịch vụ Hóa đơn điện tử linh hoạt, nhanh chóng dành cho doanh nghiệp
VNPT Invoice có đầy đủ những tính năng nổi bật của hoá đơn điện tử như tiết kiệm thời gian, chi phí, dễ dàng quản lý, an toàn và bảo mật cao. Khi sử dụng VNPT Invoice, thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ trên hệ thống, giúp người bán dễ dàng điền thông tin địa chỉ người mua chuẩn xác trong những lần xuất hoá đơn tiếp theo, qua đó giảm thiểu rủi ro trong việc nhập tay địa chỉ.
Việc xử lý đúng cách hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua là rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong giao dịch. Nó không chỉ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro pháp lý. Hy vọng những thông tin bổ ích trên đây đã giúp bạn xử lý được sự cố hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Để tìm hiểu kỹ hơn thông tin về các sản phẩm – dịch vụ của VNPT, vui lòng liên hệ hotline hoặc truy cập kênh tư vấn miễn phí để nhận được hỗ trợ tư vấn giải pháp chi tiết.
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
