Hướng dẫn sử dụng chữ ký số VNPT SmartCA

Hướng dẫn sử dụng VNPT SmartCA dưới đây tổng hợp đầy đủ quy trình ký số trên điện thoại, máy tính và các nền tảng đã tích hợp. Đồng thời, bài viết cũng giúp bạn chuẩn bị đúng các điều kiện sử dụng và biết cách xử lý những lỗi thường gặp để quá trình ký số diễn ra thuận lợi.

Để ký số thành công bằng VNPT SmartCA, trước tiên người dùng cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Đã đăng ký tài khoản VNPT SmartCA
• Đã đăng ký chứng thư số
• Đã kích hoạt thành công chứng thư số
• Đã thiết lập phương thức xác thực (mã PIN, vân tay hoặc khuôn mặt) để xác nhận danh tính.
• Sử dụng thiết bị di động đã cài đặt ứng dụng VNPT SmartCA để phê duyệt lệnh ký.
• Có kết nối Internet ổn định.

Trong trường hợp bạn chưa cài ứng dụng, tạo tài khoản và kích hoạt chứng thư số, hãy:

• Tham khảo hướng dẫn cách tải VNPT SmartCA nhanh chóng
• Và thực hiện đăng ký và kích hoạt chứng thư số VNPT SmartCA trước khi ký số.

1. Các chức năng cần biết trước khi ký trên VNPT SmartCA

Giao diện VNPT SmartCA trên điện thoại tập trung vào bốn khu vực chính như sau:

• Ký số: Chọn tài liệu, tạo giao dịch ký trực tiếp, xem giao dịch gần đây.
• Chứng thư số: Xem thông tin chứng thư; thực hiện các tác vụ được hỗ trợ như gia hạn, mua lượt ký, đổi thiết bị hoặc PIN.
• Lịch sử giao dịch: Theo dõi trạng thái, mở tài liệu đã ký và chia sẻ kết quả.
• Khác: Quản lý thông tin tài khoản, mật khẩu, PIN, thiết bị và nội dung hỗ trợ.

Tên hoặc vị trí nút có thể thay đổi theo phiên bản ứng dụng, nhưng luồng nghiệp vụ vẫn xoay quanh các nhóm chức năng này.

2. Hướng dẫn ký trực tiếp trên VNPT SmartCA

Người dùng có thể ký số trực tiếp trên ứng dụng VNPT SmartCA hoặc thực hiện từ trình duyệt trên máy tính. Dù thao tác theo cách nào, yêu cầu ký đều được gửi đến ứng dụng VNPT SmartCA trên điện thoại để xác nhận trước khi hoàn tất.

2.1. Hướng dẫn ký nhanh VNPT SmartCA trên điện thoại

Quy trình trên ứng dụng gồm sáu bước. Trước khi xác nhận, hãy kiểm tra tên tài liệu, nội dung, chứng thư số sử dụng và mục đích giao dịch.

Bước 1 – Mở ứng dụng và đăng nhập

Mở VNPT SmartCA trên thiết bị đã kích hoạt, đăng nhập và kiểm tra đúng tên chủ thể cùng số định danh hiển thị.

Bước 2 – Chọn tài liệu cần ký

Tại màn hình Ký số, nhấn Chọn tài liệu ký số để bắt đầu tạo giao dịch.

Bước 3 – Tải tệp hoặc chụp ảnh

Chọn tệp từ thiết bị hoặc dùng chức năng Chụp ảnh khi lựa chọn này được ứng dụng hỗ trợ. Kiểm tra lại tài liệu sau khi tải lên.

Bước 4 – Chọn cách ký

Chọn Ký tất cả để thực hiện ký mặc định. Với PDF, chọn Ký nâng cao nếu cần thiết lập mẫu chữ ký và vị trí hiển thị.

Bước 5 – Xác nhận giao dịch

Nhập mã PIN hoặc sử dụng sinh trắc học đã thiết lập. Không cung cấp PIN hoặc OTP cho bất kỳ người nào.

Bước 6 – Kiểm tra và chia sẻ

Mở lịch sử giao dịch, kiểm tra trạng thái và nội dung tài liệu; sau đó lưu hoặc chia sẻ đến đích phù hợp.

2.2. Hướng dẫn sử dụng VNPT SmartCA trên trình duyệt máy tính

Trang VNPT SmartCA có cổng đăng nhập và hỗ trợ trải nghiệm ký số trên web. Tuy nhiên, thao tác xác nhận cuối cùng vẫn được thực hiện trên thiết bị di động đã kích hoạt chứng thư số.

• Bước 1: Truy cập website VNPT SmartCA và chọn Đăng nhập.
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản SmartCA đã đăng ký.
• Bước 3: Chọn chức năng tạo giao dịch hoặc tải tài liệu cần ký.
• Bước 4: Chọn chứng thư số, phương thức ký và gửi yêu cầu đến ứng dụng.
• Bước 5: Mở thông báo trên điện thoại, kiểm tra giao dịch và xác nhận bằng PIN hoặc sinh trắc học.
• Bước 6: Quay lại trình duyệt để kiểm tra trạng thái, tải hoặc lưu tài liệu đã ký.

Lưu ý khi ký PDF trên VNPT SmartCA:

Với tài liệu PDF, bạn có thể chọn Ký nâng cao để hiển thị mẫu chữ ký tại vị trí mong muốn trên tệp. Để chữ ký hiển thị đúng và không ảnh hưởng đến nội dung tài liệu, lưu ý:

• Kiểm tra trang ký: Đặt chữ ký đúng trang, đúng khu vực dành cho bên ký.
• Không che nội dung: Tránh đặt mẫu chữ ký lên số liệu, điều khoản, con dấu hoặc chữ ký khác.
• Giữ bố cục rõ ràng: Chọn kích thước đủ đọc nhưng không làm ảnh hưởng đến khả năng theo dõi nội dung.
• Kiểm tra sau khi ký: Mở lại tệp PDF để xác nhận chữ ký hiển thị đúng vị trí và giao dịch đã hoàn tất.

3. Ký VNPT SmartCA qua website hoặc nền tảng tích hợp

VNPT SmartCA có thể sử dụng trực tiếp trên nhiều website và phần mềm như Dịch vụ công, thuế điện tử, hóa đơn điện tử,… Khi phát sinh yêu cầu ký, hệ thống sẽ gửi thông báo đến ứng dụng VNPT SmartCA trên điện thoại để bạn xác nhận giao dịch và hoàn tất.

Hiện nay, VNPT SmartCA đã được tích hợp với hơn 1.000 website và phần mềm thuộc nhiều lĩnh vực, bao gồm:

• Định danh điện tử và Dịch vụ công: VNeID, Cổng Dịch vụ công quốc gia, cổng dịch vụ công của các bộ, ngành và địa phương…
• Ngân hàng – Tài chính: MSB, BIDV, VietinBank, ABBank…
• Giáo dục và Y tế: Đại học Sư phạm, Đại học Kinh tế – Luật, Bệnh viện Việt Đức…
• Doanh nghiệp: Vinhomes, Vietnam Airlines, các hệ thống quản trị doanh nghiệp…

Để biết nền tảng mình đang sử dụng có được hỗ trợ hay không, hãy tra cứu tại Hệ thống tích hợp VNPT SmartCA.

Cách ký số VNPT SmartCA qua các nền tảng tích hợp:

• Bước 1: Tạo hồ sơ, hợp đồng, chứng từ hoặc giao dịch trên nền tảng đang sử dụng.
• Bước 2: Chọn VNPT SmartCA trong danh sách phương thức chữ ký số được hỗ trợ.
• Bước 3: Hệ thống gửi yêu cầu ký đến ứng dụng VNPT SmartCA trên thiết bị đã kích hoạt.
• Bước 4: Mở ứng dụng, kiểm tra nội dung yêu cầu và xác nhận bằng PIN hoặc sinh trắc học.
• Bước 5: Quay lại nền tảng để kiểm tra kết quả, hoàn tất quy trình và lưu tài liệu.

4. Lỗi thường gặp khi sử dụng VNPT SmartCA và cách xử lý

Khi phát sinh lỗi, người dùng nên xác định lỗi thuộc tài khoản, chứng thư số, tệp, thiết bị xác thực hay nền tảng tích hợp. Không nên tự thay đổi thiết lập bảo mật hoặc cài công cụ không rõ nguồn gốc.

Không nhận được OTP:

• Nguyên nhân thường do số điện thoại/email đăng ký chưa chính xác, kết nối mạng không ổn định hoặc mã OTP đã hết hạn.
• Cách xử lý: Kiểm tra lại thông tin đăng ký và kết nối mạng, sau đó yêu cầu gửi lại OTP. Chỉ sử dụng mã mới nhất. Nếu vẫn không nhận được, liên hệ VNPT để kiểm tra tài khoản.

Không đăng nhập được:

• Lỗi thường xảy ra khi nhập sai số định danh, mật khẩu hoặc tài khoản bị khóa.
• Cách xử lý: Kiểm tra lại thông tin đăng nhập, lưu ý ký tự viết hoa và khoảng trắng. Nếu quên mật khẩu, sử dụng chức năng Quên mật khẩu để đặt lại. Trường hợp tài khoản bị khóa, liên hệ bộ phận hỗ trợ.

Ký số không thành công:

• Nguyên nhân có thể do chứng thư số chưa kích hoạt, đã hết hạn hoặc tệp ký không đáp ứng yêu cầu.
• Cách xử lý: Kiểm tra trạng thái chứng thư, xác nhận tệp đáp ứng yêu cầu của hệ thống rồi thực hiện ký lại. Nếu xuất hiện các mã lỗi như APP_ERR045 hoặc APP_ERR057, thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình hoặc liên hệ hỗ trợ.

Lỗi kết nối với nền tảng tích hợp:

• Lỗi có thể do trình duyệt, ứng dụng hoặc nền tảng chưa tương thích.
• Cách xử lý: Kiểm tra kết nối Internet, trạng thái đăng nhập của ứng dụng và khả năng hỗ trợ SmartCA của nền tảng. Nếu cần, thử đổi trình duyệt, cập nhật ứng dụng hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ của nền tảng hoặc VNPT để kiểm tra luồng tích hợp.

5. Câu hỏi thường gặp về cách sử dụng VNPT SmartCA

Câu 1: Không có Internet có ký VNPT SmartCA được không?

Trả lời: Không. Giao dịch ký số từ xa cần kết nối mạng để tải tài liệu, gửi yêu cầu đến hệ thống và nhận kết quả xác nhận. Khi mạng gián đoạn, nên chờ kết nối ổn định rồi thực hiện lại, tránh gửi nhiều yêu cầu trùng nhau.

Câu 2: Làm sao kiểm tra tài liệu đã ký trên VNPT SmartCA?

Trả lời: Mở ứng dụng, vào khu vực lịch sử giao dịch hoặc danh sách giao dịch gần đây. Chọn biểu tượng xem để mở tài liệu, kiểm tra trạng thái và nội dung; chọn biểu tượng chia sẻ khi cần gửi tệp đã ký.

Câu 3: VNPT SmartCA có ký Word được không?

Trả lời: Có. VNPT SmartCA hỗ trợ ký file Word và website chính thức của dịch vụ hiện cung cấp video hướng dẫn thao tác. Tuy nhiên, cách ký có thể phụ thuộc vào công cụ, nền tảng tích hợp và phiên bản phần mềm đang sử dụng.

Câu 4: Gia hạn VNPT SmartCA như thế nào?

Trả lời: Khách hàng cá nhân có thể thực hiện từ thông báo gia hạn trên ứng dụng, chọn gói, thanh toán, ký phiếu đề nghị và kích hoạt chứng thư sau khi được duyệt. Với chứng thư của tổ chức, doanh nghiệp, liên hệ VNPT để làm thủ tục.

Câu 5: Mua lượt ký VNPT SmartCA như thế nào?

Trả lời: Chức năng mua lượt ký áp dụng khi khách hàng đã đăng ký chứng thư số theo lượt ký. Vào Chứng thư số, chọn Mua lượt ký, chọn gói, kiểm tra đơn hàng và thanh toán theo hướng dẫn trên ứng dụng.

Hy vọng hướng dẫn sử dụng chữ ký số VNPT SmartCA trên đây sẽ giúp bạn thao tác ký số nhanh chóng, chính xác và hạn chế các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng. Để khai thác thêm các giải pháp phục vụ ký số, hóa đơn điện tử và chuyển đổi số doanh nghiệp, vui lòng liên hệ oneSME – Nền tảng chuyển đổi số toàn diện của VNPT qua hotline 1800 1260.