Giải pháp hợp đồng điện tử là các phương thức, công cụ, nền tảng giúp hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng. Với giải pháp này, các bên tham gia dễ dàng tạo lập, đàm phán, giao kết và lưu trữ hợp đồng bằng công nghệ điện tử thay cho việc sử dụng giấy tờ. Để hiểu chi tiết hơn về giải pháp hợp đồng điện tử, mời bạn tìm hiểu các vấn đề thường gặp qua bài viết dưới đây.
1. Giải pháp hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?
Để hiểu rõ về giải pháp hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần hiểu rõ hai khái niệm:
- Thứ nhất về hợp đồng điện tử: Điều 33, Luật giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 quy định: Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định.
- Thứ hai về giải pháp: Giải pháp là phương pháp, biện pháp có tính hệ thống để giải quyết vấn đề.
Như vậy, giải pháp hợp đồng điện tử là các phương thức và biện pháp giúp hỗ trợ các bên tham gia ký kết hợp đồng ở dạng thông điệp dữ liệu.
Về giá trị pháp lý, căn cứ vào Luật giao dịch điện tử 2005, Điều 14 và Điều 34, hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng truyền thống và có giá trị làm chứng cứ. Cụ thể:
Điều 14: Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ
1. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu.
2. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.
Điều 34: Thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Như vậy, hợp đồng điện tử có tính pháp lý, được thừa nhận theo quy định pháp luật và có thể được sử dụng để làm chứng cứ. Hợp đồng điện tử hợp lệ khi thỏa mãn những điều kiện sau:
- Nội dung của hợp đồng phải đảm bảo tính trọn vẹn, nghĩa là không có thông tin thay đổi trừ trường hợp thay đổi hình thức phát sinh khi gửi, lưu trữ dữ liệu.
- Nội dung của hợp đồng cần mở được, đọc được và xem được thông qua phương pháp mã hóa đảm bảo hợp pháp theo thỏa thuận của các bên tham gia.
Để an tâm về tính hợp pháp của hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp cần lựa chọn đúng đơn vị uy tín. Đây là những đơn vị được pháp luật công nhận. Trong đó, giải pháp hợp đồng điện tử VNPT eContract là dịch vụ giúp hỗ trợ tạo lập, ký số và quản lý hợp đồng được chứng nhận bởi Bộ Công thương, giúp người dùng an tâm về tính pháp lý.
2. Các lĩnh vực nào áp dụng giải pháp hợp đồng điện tử?
Giải pháp hợp đồng điện tử được áp dụng và công nhận tính pháp lý theo quy định pháp luật. Những lĩnh vực được áp dụng hợp đồng điện tử và công nhận hợp pháp là: Dân sự, mua bán hàng hóa, lao động, cung ứng dịch vụ, thương mại,… Tiêu biểu có thể kể đến:
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ
- Hợp đồng lao động
- Hợp đồng dịch vụ, thương mại
- Hợp đồng bảo hiểm
- Hợp đồng thuê khoán
- Hợp đồng vay vốn
- Hợp đồng vận chuyển
- Bảo lãnh ngân hàng
- Hợp đồng mua bán
- Hợp đồng đại lý
- Đơn đặt hàng
- Các loại giấy tờ nội bộ,…
Đối với pháp luật Việt Nam hiện hành, hợp đồng điện tử không áp dụng trong một số lĩnh vực như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất, các văn bản khác liên quan đến bất động sản, văn bản về thừa kế, khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn, ly hôn,…
3. Sử dụng hợp đồng điện tử mang lại lợi ích gì?
Sử dụng hợp đồng điện tử mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:
3.1. Ký kết và lưu trữ hợp đồng an toàn
Hợp đồng điện tử có đặc điểm xác minh danh tính người dùng trước khi thực hiện ký kết. Điều này giúp hạn chế sự tấn công, rủi ro liên quan đến bảo mật. Thêm vào đó, loại hợp đồng này được lưu trữ trên hệ thống đám mây giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập.
Đặc biệt, giải pháp hợp đồng điện tử VNPT eContract sử dụng công nghệ VNPT eKYC, Video KYC và cho phép người dùng tải dữ liệu lên đám mây. Điều này giúp giải pháp hợp đồng điện tử của VNPT bảo mật 24/7, chống rò rỉ, mất cắp dữ liệu nên chưa bao giờ ghi nhận phản hồi không tốt về bảo mật.
3.2. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp và đối tác tiết kiệm thời gian di chuyển hay gửi các loại tài liệu/hợp đồng phục vụ cho việc ký kết. Ngoài ra, nhờ đặc tính ký kết trên môi trường điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, gửi tài liệu, đi lại hay lưu trữ.
3.3. Đơn giản hóa mọi quy trình công việc
Quy trình ký các loại hợp đồng điện tử đơn giản, đáng tin cậy và linh hoạt trên nhiều nền tảng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm quy trình liên hệ giữa các bên, dễ dàng ký kết ở bất cứ đâu và bất kỳ khi nào. Bởi các bên cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử, tiêu biểu là VNPT eContract sẽ thực hiện thông báo cho các bên tham gia về trạng thái hợp đồng để xử lý nhanh chóng.
3.4. Có thể phân quyền linh hoạt
Hợp đồng điện tử có chức năng phân quyền giúp hỗ trợ hiệu quả việc quản lý. Doanh nghiệp dễ dàng phân loại đúng cấp bậc và nhiệm vụ của từng nhân viên như: admin, người dùng, khách hàng,… Chức năng phân quyền của hợp đồng điện tử giúp người dùng dễ dàng khai báo thông tin theo đối tượng, phù hợp với từng người dùng.
3.5. Dễ dàng lưu tìm kiếm, tra cứu thông tin
Sau khi ký kết, hợp đồng điện tử được quản lý tự động và thực hiện phân loại, phân luồng. Doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm trên kho dữ liệu các thông tin về hợp đồng trả lại, chờ ký, đã ký nhanh chóng. Điều này giúp người dùng dễ dàng tra cứu thông tin, tiết kiệm thời gian hơn so với việc tìm kiếm các loại hợp đồng truyền thống.
3.6. Không giới hạn số bên tham gia ký hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử có thể bao gồm nhiều bên tham gia ký kết, điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các loại tài liệu/hợp đồng quy mô từ nhỏ đến lớn, tăng lợi thế bán hàng.
4. Giải pháp hợp đồng điện tử hiện nay có những hình thức nào?
Căn cứ theo hình thức hợp đồng, giải pháp hợp đồng điện tử được phân loại thành:
4.1. Hợp đồng giấy được đưa lên website
Đây là loại hợp đồng truyền thống được soạn thảo và đưa lên website để các bên tham gia thực hiện ký kết. Với loại hợp đồng này, một bên sẽ thực hiện việc soạn thảo và có hai tùy chọn “Đồng ý” hoặc “Không đồng ý” để bên còn lại xác nhận.
Để ký loại hợp đồng này có 2 dạng lựa chọn phổ biến: Hợp đồng truyền thống được hình thành qua giao dịch tự động và hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số.
4.2. Hợp đồng qua giao dịch điện tử tự động
Với loại hợp đồng này, nội dung hợp đồng được tổng hợp tự động và tạo ra qua các thông tin mà khách hàng nhập khi giao dịch. Loại hợp đồng qua giao dịch điện tử tự động giúp khách hàng không cần soạn sẵn thông tin mà chỉ cần đồng ý và xác nhận với các nội dung điều khoản. Sau khi bên bán xác nhận thông tin sẽ gửi đến bên mua ký kết hoặc ngược lại.
4.3. Hợp đồng giao dịch qua thư điện tử (Email)
Hình thức hợp đồng điện tử này được các bên ký kết thông qua thư điện tử (Email). Với loại hình thức này, quá trình giao dịch, đàm phán và ký kết thực hiện online. Một bên sẽ gửi hợp đồng điện tử qua Email cho bên còn lại. Bên nhận được hợp đồng cần sử dụng tên email, mã truy cập hợp lệ để đăng nhập link phần mềm hợp đồng điện tử và xem các điều khoản, nội dung và ký số ở vị trí cần ký trong hợp đồng.
5. Nên lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử nào?
Hiện nay, VNPT eContract là giải pháp hợp đồng điện tử do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam trực tiếp nghiên cứu và phát triển. Sự ra đời của VNPT eContract nhằm phục vụ cho nhu cầu số hóa, tự động hóa trong ký kết hợp đồng điện tử của mọi doanh nghiệp, tổ chức đáp ứng các tiêu chuẩn về pháp lý, chất lượng, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp.
Giải pháp hợp đồng điện tử VNPT eContract được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sở hữu nhiều tính năng nổi bật như:
- Định danh trực tuyến: VNPT eContract tích hợp các giải pháp hỗ trợ định danh khách hàng và đối tác ký kết hợp đồng qua VNPT eKYC, Video KYC. Điều này giúp tăng tính bảo mật và an toàn cho hợp đồng qua giao dịch điện tử.
- Đàm phán trực tuyến: Trước, trong và sau khi ký kết hợp đồng điện tử, các bên dễ dàng thảo luận, đàm phán điều khoản, ghi nhận thay đổi nội dung và điều chỉnh thông tin trực tuyến.
- Ký số: VNPT eContract có tính năng ký số an toàn và tuân thủ Luật Giao dịch điện tử Việt Nam.
- Giải pháp ký điện tử: Với tính năng này, VNPT eContract giúp người dùng dễ dàng ký hợp đồng điện tử an toàn mà không cần chứng thư số.
- Mã hóa: Sử dụng cặp khóa công khai giúp mã hóa hợp đồng chỉ các bên tham gia mới có thể truy xuất nội dung.
- Công nghệ Blockchain: Hợp đồng điện tử VNPT eContract được lưu trên blockchain đảm bảo tính an toàn, bảo mật và không thể sửa đổi.
6. Đăng ký sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử VNPT eContract như thế nào?
Để tìm hiểu chi tiết về giải pháp hợp đồng điện tử VNPT eContract, tổ chức, doanh nghiệp có thể truy cập nhanh chóng trên nền tảng chuyển đổi số cho doanh nghiệp – oneSME.vn để dùng thử dịch vụ miễn phí.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp hotline 1800.1260 hoặc trang tư vấn miễn phí oneSME để được giải đáp mọi thắc mắc về dịch vụ. Lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử VNPT eContract giúp khách hàng an tâm về chất lượng và bảo mật.
Nếu có bất cứ thắc mắc nào khác về VNPT eContract, quý khách hãy liên hệ trực theo một trong những cách thức dưới đây:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
