Trong môi trường làm việc và quản lý tài liệu, khái niệm “ký nháy” thường xuyên được nhắc đến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết ký nháy là gì và các quy định liên quan. Bài viết này oneSME sẽ giải đáp chi tiết các thắc mắc đó.
Ký nháy là gì?
Ký nháy là gì? Đây là thuật ngữ dùng để chỉ hành động ký tên hoặc ký vào một phần nhỏ của tài liệu hoặc hợp đồng, thường là trên một số trang cụ thể hoặc phần cần xác nhận. Ký nháy thường được sử dụng trong các trường hợp cần xác nhận từng phần của tài liệu mà không cần phải ký toàn bộ. Ví dụ, khi ký vào một hợp đồng dài, bạn có thể ký nháy vào cuối các trang để xác nhận rằng bạn đã đọc và đồng ý với nội dung của các trang đó.
Việc ký nháy giúp đảm bảo rằng tất cả các phần của tài liệu hoặc hợp đồng đều được xác nhận và không bị thay đổi sau khi ký chính thức. Đây là một phương pháp hữu ích để tránh các tranh chấp pháp lý hoặc sự hiểu lầm về các điều khoản trong hợp đồng.
Ký nháy khác gì chữ ký chính thức?
Điểm khác biệt giữa ký nháy và ký chính thức là:
- Ký chính thức cần có cả chữ ký và đầy đủ họ tên của người ký và người đại diện cho người ký. Chữ ký chính thức thường được sử dụng trong các tài liệu quan trọng như hợp đồng và văn bản pháp lý, có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý. Nó thể hiện sự chấp thuận, cam kết hoặc xác nhận của người ký đối với nội dung của tài liệu.
- Ký nháy thì không cần ghi đầy đủ họ tên như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký tắt chữ ký tại những vị trí yêu cầu ký nháy. Chẳng hạn như cuối mỗi trang văn bản/hợp đồng.
Quy định ký nháy trong doanh nghiệp cần biết
Những quy định trong ký nháy, doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện đúng là:
Đảm bảo giá trị pháp lý: Khi ký nháy, bạn cần đảm bảo rằng mình đã đọc và hiểu rõ nội dung của từng phần trong tài liệu. Ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân đã xem xét văn bản hoặc xác nhận người đọc đã đọc toàn bộ nội dung văn bản.
Trách nhiệm người ký nháy là gì? Người ký nháy phải chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản mà họ đã ký nháy trước khi chuyển đến lãnh đạo để ký chính thức. Trong quá trình này, người ký nháy cần tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, đặc biệt là quy định về việc đóng dấu mật.
Ký nháy đúng vị trí: Quy định ký nháy yêu cầu bạn ký ở các vị trí cụ thể trên tài liệu theo yêu cầu của người soạn thảo hợp đồng hoặc tài liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn đã xác nhận mọi phần quan trọng của tài liệu.
Sử dụng con dấu nếu cần: Trong một số trường hợp, ký nháy không chỉ bao gồm chữ ký mà còn có thể yêu cầu con dấu hoặc ký tên của các bên liên quan. Quy định này giúp tăng cường tính pháp lý và xác nhận của tài liệu.
Ký nháy trong thời gian quy định: Để tài liệu có giá trị pháp lý, việc ký nháy cần được thực hiện trong khoảng thời gian quy định. Ký nháy muộn có thể làm mất giá trị của tài liệu hoặc hợp đồng.
Hướng dẫn ký nháy hợp đồng đúng quy định
Theo quy định tại Mục II, Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư trong văn bản hành chính hiện hành, các quy định về chữ ký như sau:
Chữ ký của người có thẩm quyền có thể là chữ ký tay trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.
Việc ghi rõ quyền hạn của người ký tuân thủ các nguyên tắc dưới đây:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể, phải viết tắt “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức.
- Nếu được giao quyền cấp trưởng, cần viết tắt “Q.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức, cần ghi “KT.” trước chức vụ của người đứng đầu. Khi cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành, việc ký diễn ra tương tự như cách cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Nếu ký thừa lệnh, phải ghi “TL.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Nếu ký thừa ủy quyền, cần ghi “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, ký nháy bằng tay dù được dùng khá phổ biến trong các giao dịch và văn bản nội bộ nhưng rất dễ bị giả mạo hoặc sao chép. Do không có tính bảo mật cao, việc ký nháy thủ công có thể dẫn đến rủi ro lớn trong việc bảo vệ quyền lợi và tài sản của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo an toàn và tính xác thực giờ đây nhiều doanh nghiệp sử dụng chữ ký số VNPT SmartCA để thực hiện ký nháy. VNPT SmartCA giúp mã hóa thông tin, xác minh danh tính người ký một cách rõ ràng và không thể bị sao chép, đảm bảo mọi văn bản đều được bảo vệ tối ưu.
VNPT tự hào là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số từ xa từ năm 2021. Dịch vụ chữ ký số từ xa VNPT SmartCA được phát triển theo tiêu chuẩn eIDAS châu Âu và quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, mang đến trải nghiệm ký số an toàn, tiện lợi.
VNPT smartCA dễ dàng tích hợp với các phần mềm, giúp khách hàng thực hiện ký số nhanh chóng, độ bảo mật cao. VNPT SmartCA hiện là lựa chọn đáng tin cậy cho nhiều doanh nghiệp và cá nhân trong các giao dịch điện tử, ký số hoặc ký nháy điện tử các văn bản, giấy tờ quan trọng mọi lúc, mọi nơi.
Hy vọng bài viết này sẽ giải đáp được cho bạn hiểu rõ ký nháy là gì và các quy định liên quan để giúp bạn bảo vệ quyền lợi cá nhân mà còn đảm bảo rằng các tài liệu và hợp đồng có giá trị pháp lý. Hãy luôn chú ý đến các quy định và thực hiện ký nháy đúng cách để tránh các rủi ro pháp lý và sự hiểu lầm không đáng có.
Xem thêm:
Chữ ký số từ xa VNPT SmartCA – Bảo mật tuyệt đối, ký số mọi lúc mọi nơi
5 lý do NÊN sử dụng dịch vụ chữ ký số VNPT
Để tìm hiểu thêm về dịch vụ ký số VNPT SmartCA và các sản phẩm – dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số khác của VNPT, doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline hoặc truy cập kênh tư vấn miễn phí để nhận được hỗ trợ tư vấn giải pháp chi tiết:
___________
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
