Ký kết hợp đồng điện tử là thao tác cần được thực hiện bởi tất cả các bên tham gia giao kết để xác nhận đồng thuận với nội dung hợp đồng và chấp nhận tuân thủ theo các điều khoản đưa ra. Thông tin chi tiết liên quan đến hoạt động ký kết sẽ được phân tích cụ thể ngay trong bài viết dưới đây.
1. Ký kết hợp đồng điện tử là gì?
Khái niệm ký kết hợp đồng điện tử (hay còn gọi là giao kết hợp đồng điện tử) là chỉ việc các bên tham gia tiến hành quy trình xác nhận và ký kết tuân thủ thực hiện theo các phần nội dung trong hợp đồng được thể hiện ở dạng thông điệp dữ liệu điện tử.
Điều này được quy định rõ tại Điều 36 Luật giao dịch điện tử 2005, cụ thể như sau:
“ Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng”
Và:
“ Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu”.
2. Đối tượng nào được phép thực hiện ký kết hợp đồng điện tử?
Trong hoạt động ký kết hợp đồng điện tử có những quy định cụ thể về đối tượng tham gia. Đặc biệt, so với hợp đồng giấy thông thường chỉ có đại diện chủ thể hai bên mua và bán, hợp đồng điện tử còn có thêm sự hiện diện của bên thứ ba đóng vai trò đảm bảo tính pháp lý cho hợp đồng.
Cụ thể các quy định về đối tượng được phép tham gia giao kết hợp đồng điện tử như sau:
Hai chủ thể đại diện bên mua và bên bán trong hợp đồng:
- Đảm bảo đầy đủ về các yêu cầu năng lực hành vi dân sự.
- Có đủ tư cách pháp nhân được công nhận.
- Có đủ thẩm quyền để đại diện cho doanh nghiệp/tổ thức thực hiện việc ký kết hợp đồng điện tử.
- Quá trình ký kết diễn ra trên tinh thần tự nguyện của cả 2 bên.
Chủ thể thứ 3: Đơn vị cung cấp mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký số
- Không có quyền tham gia vào quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng điện tử.
- Chỉ có vai trò đảm bảo cho hợp đồng được ký kết có đầy đủ giá trị pháp lý và được thực hiện một cách hiệu quả.
3. Ký kết hợp đồng điện tử có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số?
Việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử (bao gồm ký kết hợp đồng điện tử) sẽ được dựa trên thỏa thuận của các bên tham gia. Vì vậy, doanh nghiệp có quyền sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký số khi ký kết hợp đồng điện tử.
Điều này được quy định rõ trong khoản 1a Điều 23 Luật Giao dịch điện tử năm 2005, cụ thể:
“Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận việc sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch”
Trên thực tế, mặc dù đây không phải là quy định bắt buộc nhưng hiện tại, ngày càng có nhiều doanh nghiệp đánh giá cao chữ ký số và cân nhắc đưa ra sử dụng rộng rãi trong hầu hết các giao dịch điện tử bởi những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại. Cụ thể:
- Tiết kiệm thời gian: Chữ ký số giúp các doanh nghiệp thực hiện ký kết nhanh chóng, trực tiếp trên nền tảng điện tử nên không cần chờ đợi in ấn văn bản giấy để ký tay.
- Sử dụng linh hoạt: Người dùng có thể thực hiện ký số mọi lúc mọi nơi chứ không cần lên lịch hay tốn thời gian, công sức di chuyển đến gặp trực tiếp đối tác của mình.
- Độ chính xác, bảo mật cao: Sử dụng ký số sẽ ngăn chặn tình trạng tẩy xóa, sửa chữa thông tin. Thêm vào đó, nó được tạo thành từ dữ liệu phức tạp được mã hóa nên rất khó bị giả mạo, giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin hiệu quả hơn.
- Hạn chế gian lận thủ tục: Doanh nghiệp muốn sử dụng chữ ký số bắt buộc phải đăng ký chứng thực từ cơ quan thẩm quyền. Điều này đảm bảo tính minh bạch cần thiết để ngăn chặn các hành vi gian lận không mong muốn khi giao dịch.
Tham khảo thông tin chi tiết về việc sử dụng chữ ký số tại bài viết: Chữ ký số có bắt buộc không?
4. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử diễn ra như thế nào?
Quy trình thực hiện ký kết hợp đồng điện tử cụ thể như sau:
Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số USB Token VNPT-CA
| Thao tác | Hình ảnh minh họa |
|
 |
Cách 1: Tại giao diện màn hình “Thông tin chi tiết hợp đồng”, kích chọn mục [Ký hợp đồng] ở góc trên bên phải. Cách 2: Nhấn vào biểu tượng icon “Ký” để chuyển sang phần thông tin chữ ký
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
|
 |
Lưu ý: Trước khi nhấn [Hoàn thành], người dùng có thể chọn [Ký lại] để hủy các thao tác trước đó và thực hiện lại việc ký số hoặc chọn [Thêm chữ ký] để thêm chữ ký khác lên hợp đồng. |
 |
Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng SmartCA
| Thao tác | Hình ảnh minh họa |
|
 |
Cách 1: Kích chuột vào mục [Ký hợp đồng] Cách 2: Nhấn vào biểu tượng “Ký” trên giao diện màn hình hiển thị
|
|
|
|
|
 |
|
 |
|
 |
Lưu ý: Trước khi chọn [Hoàn thành], người dùng có thể nhấn [Ký lại] để hủy bỏ các thao tác trước đó và thực hiện lại việc ký số. |
 |
5. Làm thế nào để việc ký kết hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý?
Hợp đồng điện tử ký kết bằng chữ ký số chỉ có thể đảm bảo giá trị pháp lý khi thỏa mãn tất cả các yêu cầu sau:
Yêu cầu về chữ ký số: Chữ ký số sử dụng ký kết hợp đồng điện tử phải đáp ứng các điều kiện về tính pháp lý theo quy định pháp luật. Cụ thể, theo điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:
- “Chữ ký số cần được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ:…
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.”
Yêu cầu về nội dung hợp đồng: Bản thân chính hợp đồng điện tử cũng cần phải thỏa mãn các điều kiện cụ thể về tính pháp lý theo đúng quy định. Cụ thể, theo khoản 1, điều 9 Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử nêu rõ:
“Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại có giá trị pháp lý như bản gốc nếu đáp ứng cả 2 điều kiện sau:
- Có sự bảo đảm đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử từ thời điểm thông tin được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng chứng từ điện tử.
- Thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.”
Yêu cầu về quá trình thực hiện giao kết: Bắt buộc phải thỏa mãn các nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử theo quy định. Cụ thể:
- Về phương tiện thực hiện giao kết: Là phương tiện điện tử hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ, internet,…
- Về chủ thể thực hiện giao kết: Tuân thủ đầy đủ các quy tắc theo quy định pháp luật về hợp đồng. Đồng thời, có thể tự thỏa thuận, trao đổi, điều chỉnh hợp đồng phù hợp với nguyện vọng của hai bên.
6. Làm sao để bảo mật thông tin trong quá trình ký kết hợp đồng điện tử?
Bảo mật là một trong vấn đề rủi ro hàng đầu khi thực hiện các giao dịch điện tử, bao gồm cả ký kết hợp đồng điện tử. Khi sự cố phát sinh, thông tin của hợp đồng và các chủ thể sẽ bị lộ có thể dẫn đến nguy cơ tổn thất nghiêm trọng cho các bên tham gia giao kết.
Để ngăn chặn điều đó, quá trình giao kết hợp đồng điện tử cần phải có các điều khoản bảo mật chặt chẽ như:
- Bảo mật khi thực hiện truy cập vào tài liệu.
- Bảo mật trong quá trình gửi hợp đồng.
- Bảo mật đối với các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử.
7. Đâu là đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử kèm chữ ký số uy tín?
VNPT eContract là dịch vụ hợp đồng điện tử do chính tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam phát hành với thiết kế chuẩn hóa theo quy định pháp luật cùng nhiều tiện ích thông minh hỗ trợ giúp người dùng có trải nghiệm trọn vẹn nhất. Ở thời điểm hiện tại, VNPT eContract đang là một trong những loại hợp đồng điện tử được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao và ưu ái lựa chọn bởi những ưu điểm nổi bật.
Tiết kiệm thời gian, chi phí
VNPT eContract cho phép người dùng thực hiện tất cả các thủ tục liên quan trên hệ thống trực tuyến nên không cần phải chờ đợi quá trình vận chuyển, đi lại, in ấn, trình ký,… Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí so với việc sử dụng hợp đồng văn bản giấy thông thường.
Độ chính xác của tài liệu được cải thiện
Tiện ích thông minh của VNPT eContract giúp người dùng nắm bắt các sơ suất, sự cố, sai sót phát sinh ngay lập tức để chỉnh sửa kịp thời. Thêm vào đó, đối tác khách hàng cũng có thể nhìn thấy những thông tin do người dùng note lại để cả 2 bên có thể cùng đánh giá, chỉnh sửa sao cho thỏa đáng nhất.
Đảm bảo quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng
Hợp đồng điện tử được trao đổi, nhận/chuyển trực tuyến nên khách hàng có thể nhận được file hợp đồng ngay khi bạn gửi. Việc này giúp các bên tham gia không cần tốn thời gian chờ đợi chuyển phát như thông thường.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Việc ký kết và chuyển/nhận hợp đồng nhanh chóng có thể làm tăng hiệu suất trong giao dịch kinh doanh. Từ đó, thúc đẩy dịch vụ khách hàng diễn ra nhanh chóng, giúp xây dựng hình ảnh và tác phong làm việc chuyên nghiệp cho đơn vị. Đây chính là yếu tố quan trọng góp phần đáng kể vào việc cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ mà doanh nghiệp có thể mang đến cho khách hàng.
Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu
VNPT eContract được thiết kế với giao diện hệ thống thân thiện, hiển thị rõ ràng, minh bạch giúp người dùng có thể truy cập, sử dụng dễ dàng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin cũng được lưu trữ theo dạng tệp thông minh thuận tiện hơn cho quá trình phân loại, quản lý, tra cứu,…
Phù hợp cho giao dịch với doanh nghiệp trong và ngoài nước
VNPT eContract cho phép sử dụng không giới hạn về khu vực và thời gian. Điều này có thể hỗ trợ đắc lực giúp các doanh nghiệp giải quyết vấn đề rào cản về khoảng cách địa lý trong quá trình hợp tác, liên kết với các công ty, tổ chức ở bất cứ địa điểm nào, bao gồm cả đối tác nước ngoài.
Bên cạnh đó, nó cũng giúp hạn chế các rủi ro thất thoát tài liệu như khi trao đổi, chuyển phát hợp đồng văn bản giấy truyền thống.Từ đó, hỗ trợ doanh nghiệp bắt kịp được xu thế kinh doanh trong thời đại toàn cầu hóa để trở nên vững mạnh và hưng thịnh hơn mỗi ngày.
Để được hỗ trợ chi tiết hơn về dịch vụ cũng như hướng dẫn về các thực hiện thủ tục ký kết hợp đồng điện tử VNPT eContract, bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp đến hotline 1800 1260 hoặc trang tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs.
Với những ưu điểm tích cực, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cân nhắc lựa chọn ký kết hợp đồng điện tử để thúc đẩy hiệu suất kinh doanh cũng như tối ưu hóa quy trình quản lý, vận hành ở đơn vị.
Tuy nhiên, trên thực tế không phải tất cả các loại hợp đồng đều có thể thực hiện giao kết dưới hình thức này. Do đó, người dùng cần tìm hiểu kỹ các quy định liên quan về hợp đồng để có được lựa chọn thật sự phù hợp, tránh rủi ro khiến hợp đồng vô hiệu.
Bài viết trên đây đã chia sẻ một số thông tin cụ thể liên quan đến quá trình ký kết hợp đồng điện tử. Hy vọng thông qua đó, bạn đọc sẽ có thêm nhiều hiểu biết và kinh nghiệm hữu ích để phục vụ cho công việc của bản thân và đơn vị. Trong trường hợp nếu muốn được tư vấn hỗ trợ thêm, xin vui lòng liên hệ:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
