Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chỉ mới được cơ quan thẩm quyền chính thức cho phép đi vào vận hành từ ngày 15/12/2022 cho nên nhiều đơn vị doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn còn khá bỡ ngỡ với hình thức này. Để có thể nắm được các thông tin chi tiết và chính xác nhất về sản phẩm này, bạn đọc có thể theo dõi ngay bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn điện tử máy tính tiền là gì?
Để sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền một cách hiệu quả, người dùng cần có những hiểu biết cụ thể về hình thức này.
1.1. Định nghĩa hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo các thông tin được đề cập tại Điều 89 Luật Quản lý Thuế ngày 13/06/2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và ở Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là thuật ngữ chỉ các loại hóa đơn (có kèm mã chính thức của cơ quan Thuế chịu trách nhiệm quản lý) được thể hiện dưới hình thức dữ liệu điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thay vì các hình thức phát hành thông thường.
Trong đó, hóa đơn điện tử là hình thức thể hiện các thông tin về hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ được người dùng tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ hay quản lý trên các nền tảng điện tử thay vì được in ra như hóa đơn giấy thông thường.
Như vậy, hiểu một cách đơn giản nhất thì hóa đơn điện tử máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ thiết bị máy tính tiền mà người dùng đang sử dụng.
1.2. Cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử máy tính tiền
Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền tuân thủ đầy đủ cơ sở pháp lý theo quy định của các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Vì vậy, nó hoàn toàn có thể được coi là chứng từ hợp pháp cho phép các cá nhân, tổ chức đưa vào sử dụng. Cụ thể:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Xác nhận tính hợp pháp của các loại hóa đơn điện tử (có mã/không có mã cơ quan Thuế). Trong đó, tính cả trường hợp các hóa đơn được khởi tạo dữ liệu từ máy tính tiền có chức năng kết nối để truyền tải dữ liệu đến cơ quan Thuế.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC, Điều 91 Luật quản lý Thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Đưa hóa đơn điện tử trở thành hình thức sử dụng bắt buộc trên khắp các tỉnh thành của Việt Nam từ ngày 01/07/2022. Trong đó, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể được xem như một dạng mô hình chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp hoạt động trong nước và được chính thức đưa vào sử dụng từ ngày 15/12/2022.
- Quyết định 1510/QĐ-TCT: Chính thức sửa đổi thông tin từ quyết định 1450/QĐ-TCT, đã công nhận hình thức lưu trữ thông tin dữ liệu liên quan nghiệp vụ hóa đơn và cách thức truyền nhận liên kết với cơ quan Thuế theo hình thức điện tử.
Như vậy, từ những cơ sở này, người dùng hoàn toàn có thể an tâm về tính hợp pháp, hợp quy của hóa đơn điện tử máy tính tiền và có thể đưa vào sử dụng rộng rãi trong các nghiệp vụ mua bán hằng ngày.
1.3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có khác hóa đơn điện tử thông thường không?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế sẽ có một số điểm khác biệt so với các loại hóa đơn điện tử thông thường.
- Không bắt buộc chữ ký số: Cá nhân, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải dùng chữ ký số. Tuy nhiên, nếu dùng hóa đơn điện tử thông thường thì luôn phải kèm theo dịch vụ chữ ký số.
- Bắt buộc phải có mã do cơ quan Thuế cấp: Bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử có mã do cơ quan Thuế cấp khi tạo lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Doanh nghiệp sẽ dùng dải mã này trên hóa đơn được tạo từ máy tính có thể kết nối đến cơ quan Thuế để truyền tải dữ liệu liên tục, nhanh chóng và duy nhất.
- Hóa đơn phải thể hiện được là hóa đơn khởi tạo/in từ máy tính tiền: Khác với hóa đơn điện tử thông thường, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần có các ký hiệu riêng để có thể dễ dàng nhận biết hóa đơn được khởi tạo/in từ hệ thống này.
Đối với mã của cơ quan Thuế cấp cho hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:
- Khi cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ nhận được mã do Cơ quan Thuế cấp.
- Mã trên hóa đơn sẽ được cấp tự động, đúng quy định theo dải các ký tự.
- Mỗi cá nhân, đơn vị tổ chức, doanh nghiệp sẽ được cấp mã riêng và hoàn toàn không bị trùng lặp.
2. Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?
Ở thời điểm hiện tại, chưa có quy định bắt buộc yêu cầu các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Để hiểu cụ thể hơn, bạn đọc có thể tham khảo thông tin chi tiết dưới đây:
Về khía cạnh pháp lý
Theo quy định chung của cơ quan có thẩm quyền, hiện tại chưa có yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp cần phải dùng dịch vụ hóa đơn do máy tính tiền khởi tạo. Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền tự quyết định dùng hay không dùng dựa trên nhu cầu thực tế của mình và các đối tác khách hàng.
Tuy nhiên, Tổng cục Thuế vẫn đang áp dụng chính sách khuyến khích doanh nghiệp, hộ kinh doanh ứng dụng hình thức này vào các nghiệp vụ hóa đơn. Đồng thời, các cơ quan chức năng liên quan cũng đang xây dựng lộ trình triển khai phổ biến hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên phạm vi toàn quốc trong tương lai gần.
Về khía cạnh lợi ích kinh doanh
Sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Cụ thể là:
- Đơn giản, tiện lợi: Giúp đơn giản hóa các thao tác lập, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử có đầy đủ tính pháp lý ngay với máy tính tiền mà doanh nghiệp đang sử dụng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn mang đến sự hỗ trợ đáng kể cho doanh nghiệp khi xử lý các nghiệp vụ thuế liên quan.
- Chủ động truyền tải dữ liệu: Máy tính tiền có kết nối với cơ quan Thuế nên có khả năng thực hiện truyền tải dữ liệu liên tục, nhanh chóng, chính xác mỗi khi phát sinh giao dịch hóa đơn. Người dùng không cần mất thời gian và công sức thống kê để gửi nộp như các hình thức khác.
- Tiết kiệm: Thực hiện chuyển phát hóa đơn nhanh chóng cho người mua thông qua nền tảng trực tuyến. Từ đó, giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn và chuyển phát như hóa đơn giấy.
Tuy nhiên ở thời điểm hiện tại, hình thức này còn khá mới, hạ tầng kỹ thuật vẫn chưa kịp đáp ứng nên số lượng các cơ sở kinh doanh đăng ký sử dụng không nhiều (Theo thống kê của Tổng cục Thuế, tính đến tháng 02/2023 mới có khoảng 544 hóa đơn điện tử được gửi từ máy tính tiền đến cơ quan Thuế).
Bên cạnh đó, nó chỉ phù hợp cho các đơn vị hoạt động thuộc các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến người tiêu dùng như ăn uống, nhà hàng, siêu thị,… còn các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khác thì không sử dụng được.
Nhìn chung, hình thức hóa đơn này vẫn tồn tại một số khuyết điểm, tuy nhiên những lợi ích mang lại được đánh giá là vượt trội hơn cả. Thêm vào đó, hình thức này cũng đang được Tổng cục Thuế lên kế hoạch triển khai mở rộng, vì vậy các doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu và cân nhắc chuyển đổi sớm tận dụng những lợi ích mà ứng dụng mang lại cũng như đảm bảo hoạt động theo quy định chỉ đạo của cơ quan nhà nước.
3. Chi phí tích hợp hóa đơn điện tử vào máy tính tiền
Chi phí tích hợp ứng dụng sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Đó là:
3.1. Đối với doanh nghiệp đã/đang sử dụng hóa đơn điện tử
Với doanh nghiệp đã hoặc đang sử dụng sẵn dịch vụ hóa đơn điện tử thì chỉ mất thêm chi phí tích hợp vào máy tính tiền có kết nối với cơ quan Thuế. Cước phí tích hợp sẽ phụ thuộc vào chính sách của từng nhà cung cấp dịch vụ, thông thường dao động khoảng từ 400.000 – 1.000.000 VND để khởi tạo phần mềm sử dụng chính thức. Doanh nghiệp nên chủ động liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của mình để được báo giá chính xác.
3.2. Đối với doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chi tiền mua dịch vụ hóa đơn điện tử và phí tích hợp ứng dụng cho máy tính tiền có kết nối với cơ quan Thuế.
Phí tích hợp để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ căn cứ vào bảng giá dịch vụ của nhà cung cấp (400.000 – 1.000.000 VNĐ). Còn cước phí dịch vụ hóa đơn điện tử vào khoảng 1.000.000 – 5.000.000 VNĐ, bao gồm các chi phí sau:
- Phí khởi tạo, cài đặt, thiết lập tài khoản cho khách hàng dùng lần đầu. Cước phí này sẽ thu một lần duy nhất khi khách hàng mua dịch vụ.
- Phí sử dụng dịch vụ tính theo từng gói cước mà khách hàng lựa chọn.
Ngoài ra, một số chi phí dịch vụ hỗ trợ khác không bắt buộc mà khách hàng cần thanh toán nếu có nhu cầu sử dụng như phí chỉnh sửa mẫu hóa đơn, phí thiết kế mới hóa đơn,… Các khoản phí bổ sung này dao động khoảng từ 500.000 – 2.000.000 VNĐ và cũng được thu 1 lần duy nhất cùng với phí khởi tạo.
4. Doanh nghiệp muốn tích hợp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần thỏa mãn điều kiện gì?
Để tích hợp sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, doanh nghiệp cần đảm bảo một số điều kiện nhất định.
Điều kiện doanh nghiệp
- Hạ tầng kỹ thuật: Doanh nghiệp đã trang bị đầy đủ hạ tầng kỹ thuật, công nghệ như máy tính, các thiết bị điện tử có kết nối internet để truy cập vào các nền tảng online như website, email,…
- Sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử và có kết nối với cơ quan Thuế để dẫn truyền hóa đơn điện tử theo quy định.
- Chuyển đổi sang định dạng hóa đơn phù hợp: Khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân muốn sử dụng hóa đơn điện tử do máy tính tiền tạo ra thì phải điều chỉnh, thay đổi phần mềm dịch vụ hóa đơn điện tử theo đúng định dạng dữ liệu phù hợp có thể tích hợp với máy tính tiền. Điều này đã được quy định và hướng dẫn bằng văn bản theo Quyết định 1510/QĐ-TCT ban hành vào ngày 21/9/2022.
Các bước đăng ký
Để đăng ký sử dụng dịch vụ, người dùng cần:
- Bước 1: Tham khảo các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và cân nhắc lựa chọn đơn vị uy tín.
- Bước 2: Đăng ký gói cước hóa đơn điện tử phù hợp rồi yêu cầu tích hợp cho máy tính tiền. Với khách hàng đã/đang dùng dịch vụ hóa đơn điện tử thì không cần đăng ký mua mới mà chỉ cần gửi yêu cầu tích hợp đến nhà cung cấp để được hỗ trợ.
- Bước 3: Trực tiếp gửi thông báo đơn vị sẽ phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đến cơ quan Thuế phụ trách có thẩm quyền.
5. Giải pháp hóa đơn điện tử máy tính tiền từ VNPT
Là một trong những đơn vị hàng đầu hoạt động ở lĩnh vực công nghệ thông tin, VNPT mang đến cho người dùng dịch vụ hóa đơn điện tử máy tính tiền với chi phí cạnh tranh cùng nhiều ưu đãi. Ngoài ra, dịch vụ được hỗ trợ triển khai trên mạng lưới chuyên nghiệp phủ sóng toàn quốc cùng hạ tầng kỹ thuật mạnh mẽ sẽ mang đến đầy đủ tiện ích cho người dùng sử dụng.
Hình thức hóa đơn này của VNPT còn được đánh giá cao bởi nhiều ưu điểm nổi bật như:
- Tuân thủ các quy định pháp lý: Tích hợp đầy đủ tính năng, tiện ích thông minh để thực hiện chức năng theo đúng tiêu chuẩn dữ liệu mà Bộ tài chính và Tổng cục Thuế quy định. Từ đó, đảm bảo tính pháp lý cần thiết cho hóa đơn trong các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian, công sức: Giúp doanh nghiệp xuất và gửi hóa đơn liên tục đến cơ quan Thuế mà không cần phải tốn thời gian thống kê, rà soát.
- Kết nối với khách hàng nhanh chóng: Cho phép gửi hóa đơn qua email tức thì cho khách hàng của doanh nghiệp, cắt giảm chi phí in ấn và chuyển phát.
- Linh hoạt, độ tương thích cao: Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền của VNPT có thể tích hợp với hầu hết các phần mềm kế toán, bán hàng phổ thông. Từ đó giúp đồng bộ và đơn giản hóa các thao tác, thủ tục xử lý nghiệp vụ liên quan, thúc đẩy hiệu suất quản lý và vận hành.
- An toàn: Cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu trên nền tảng điện tử, ngăn chặn tình trạng mất, hỏng hóa đơn.
- Nâng cao vị thế và sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn tạo ra từ máy tính tiền thường nhận được nhiều phản hồi tích cực của khách hàng bởi ứng dụng này có thể giúp họ nhận được hóa đơn và thực hiện các nghĩa vụ thuế ngay lập tức, đồng thời cũng tạo điều kiện để họ kiểm soát chi tiêu hợp lý, hiệu quả hơn.
Với những ưu điểm nổi bật kể trên, không thể phủ nhận rằng dịch vụ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể mang đến sự hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động kinh doanh, buôn bán của doanh nghiệp. Đây cũng được xem là lý do mà ngày càng có nhiều đơn vị cân nhắc lựa chọn chuyển đổi sang hình thức hóa đơn tiện ích và thông minh này.
Khách hàng quan tâm nếu cần được cung cấp thêm các thông tin liên quan về dịch vụ, có thể chủ động liên hệ ngay để được tư vấn NHANH CHÓNG – MIỄN PHÍ tại:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
