Cách ký số trên VNPT SmartCA có thể khác nhau tùy theo thiết bị và nền tảng tích hợp, nhưng người dùng đều cần kiểm tra nội dung tài liệu, lựa chọn đúng chứng thư số và xác thực giao dịch trước khi hoàn tất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết kèm các lưu ý giúp kiểm tra tài liệu và xác nhận giao dịch an toàn.
1. Cách ký số VNPT SmartCA trên điện thoại
Điều kiện để ký số VNPT SmartCA trên điện thoại:
- Có tài khoản VNPT SmartCA
- Chứng thư số còn hiệu lực và đã kích hoạt chứng thư số
- Có Internet ổn định
- Đã thiết lập mã PIN hoặc sinh trắc học để xác nhận giao dịch.
- Có tài liệu cần ký trên thiết bị.
Dưới đây là quy trình ký số trên điện thoại bằng VNPT SmartCA. Hãy thực hiện lần lượt từng bước và kiểm tra kỹ nội dung tài liệu trước khi xác nhận giao dịch.
Bước 1: Vào màn hình Ký số
Mở ứng dụng VNPT SmartCA và chọn màn hình Ký số. Đây là khu vực dùng để tạo giao dịch ký trực tiếp đối với tài liệu lưu trên thiết bị hoặc tài liệu được chụp bằng camera.
Trước khi tiếp tục, người dùng nên kiểm tra tài khoản đang đăng nhập và chứng thư số dự kiến sử dụng. Việc này đặc biệt quan trọng khi một thiết bị đang quản lý nhiều chứng thư số.
Bước 2: Chọn tài liệu cần ký
- Bấm Chọn tài liệu cần ký số
- Chọn tệp để lấy tài liệu từ điện thoại hoặc chọn Chụp ảnh khi nội dung cần ký phù hợp với hình thức này.
- Đối chiếu tên tệp, người gửi và phiên bản tài liệu trước khi ký.
- Kiểm tra đúng phiên bản tài liệu trước khi chuyển sang bước ký.
Bước 3: Chọn Ký tất cả hoặc Ký nâng cao
Chọn Ký tất cả khi muốn ký theo thiết lập mặc định. Chọn Ký nâng cao khi cần thiết lập loại hoặc mẫu chữ ký hiển thị; theo tài liệu hỗ trợ chính thức, chế độ này chỉ áp dụng cho tệp PDF.
Với Ký nâng cao, người dùng mở tài liệu PDF => chọn vị trí hiển thị chữ ký và hoàn tất thiết lập trước khi xác nhận giao dịch. Hình ảnh chữ ký hiển thị trên PDF là phần thể hiện trực quan; giá trị xác thực nằm trong dữ liệu chữ ký số gắn với tài liệu.
Bước 4: Xác nhận giao dịch
Nhập mã PIN để xác thực giao dịch hoặc sử dụng sinh trắc học nếu đã thiết lập. Trước khi xác nhận, hãy kiểm tra lại tên tài liệu, chứng thư số, nguồn phát sinh yêu cầu và nội dung cần ký.
Lưu ý:
- Không nhập PIN khi yêu cầu ký không do mình khởi tạo hoặc không nằm trong quy trình
- Không đọc mã PIN cho người hỗ trợ qua điện thoại, tin nhắn hoặc công cụ họp trực tuyến.
- Dừng thao tác nếu ứng dụng hiển thị thông tin người ký, tài liệu hoặc yêu cầu không đúng dự kiến.
Bước 5: Kiểm tra và chia sẻ tài liệu đã ký
Sau khi ký xong, chọn biểu tượng chia sẻ tài liệu và chọn ứng dụng hoặc người nhận. Trước khi gửi, nên mở lại tệp để kiểm tra đúng tài liệu, đúng phiên bản và đúng đối tượng nhận.
- Đặt tên file theo quy tắc thống nhất để phân biệt bản nháp và bản đã ký.
- Lưu bản đã ký tại thư mục hoặc hệ thống quản lý hồ sơ của doanh nghiệp.
- Không chỉnh sửa nội dung tệp sau khi ký; nếu có thay đổi, cần tạo phiên bản mới và thực hiện lại quy trình ký.
2. Cách ký số VNPT SmartCA trên máy tính
Điều kiện để ký số VNPT SmartCA trên máy tính:
- Có điện thoại đã kích hoạt chứng thư số VNPT SmartCA
- Có kết nối Internet ổn định
- Giao dịch ký trên máy tính bắt buộc phải xác thực trên ứng dụng VNPT SmartCA.
Bước 1: Mở phần mềm hoặc cổng dịch vụ trên máy tính
Đăng nhập hệ thống đang có tài liệu cần ký, chẳng hạn phần mềm hợp đồng điện tử, cổng dịch vụ hoặc hệ thống nghiệp vụ đã tích hợp SmartCA. Chỉ sử dụng địa chỉ truy cập và tài khoản do doanh nghiệp hoặc đơn vị vận hành cung cấp.
Bước 2: Chọn tài liệu và lệnh Ký số
Mở đúng hồ sơ, kiểm tra nội dung và chọn chức năng Ký số. Tại bước chọn phương thức ký, chọn VNPT SmartCA nếu hệ thống hỗ trợ. Một số hệ thống có thể yêu cầu chọn vị trí chữ ký hoặc chứng thư số trước khi gửi yêu cầu sang điện thoại
Bước 3: Mở VNPT SmartCA và xác thực yêu cầu ký
Mở ứng dụng VNPT SmartCA trên điện thoại, kiểm tra yêu cầu ký vừa phát sinh và xác thực bằng mã PIN hoặc sinh trắc học. Không xác nhận nếu tên tài liệu, hệ thống gửi yêu cầu hoặc thời điểm giao dịch không khớp với thao tác trên máy tính.
Bước 4: Quay lại máy tính và kiểm tra kết quả
Sau khi xác thực thành công, quay lại hệ thống trên máy tính để kiểm tra trạng thái ký.
3. Lưu ý bảo mật khi ký số VNPT SmartCA
Mã PIN, sinh trắc học và thiết bị xác thực là các yếu tố trực tiếp bảo vệ quyền ký. Vì vậy, người dùng cần kiểm soát cả nội dung tài liệu lẫn thiết bị đang sử dụng, thay vì chỉ tập trung vào thao tác hoàn tất giao dịch.
- Không xác thực giao dịch nếu không phải do mình khởi tạo hoặc không được giao xử lý.
- Không cho người khác mượn điện thoại đã kích hoạt chứng thư số VNPT SmartCA để thực hiện giao dịch.
- Chỉ ký sau khi đọc đầy đủ nội dung tài liệu, phụ lục và thông tin người nhận.
- Không lưu mã PIN trong ghi chú không khóa, trình duyệt hoặc tin nhắn dễ truy cập.
- Đăng xuất khỏi thiết bị dùng chung nếu phần mềm hoặc cổng dịch vụ có chức năng đăng xuất.
- Khi mất hoặc hỏng thiết bị, thực hiện đổi thiết bị xác thực và kích hoạt lại chứng thư số trên thiết bị mới theo hướng dẫn chính thức.
4. Câu hỏi thường gặp về cách ký số trên VNPT SmartCA
Câu 1: Ký số VNPT SmartCA có giá trị pháp lý không?
Trả lời: Theo khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân hoặc con dấu của cơ quan, tổ chức. Để được công nhận, chứng thư số phải còn hiệu lực và việc ký số phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Câu 2: Ký số bằng VNPT SmartCA: chọn Ký tất cả hay Ký nâng cao?
Trả lời: Chọn Ký tất cả khi không cần tùy chỉnh cách hiển thị chữ ký. Chọn Ký nâng cao khi cần thiết lập loại hoặc mẫu chữ ký trên tệp PDF trước khi xác nhận giao dịch.
| Tiêu chí | Ký tất cả | Ký nâng cao |
| Mục đích | Ký theo thiết lập mặc định, thao tác nhanh. | Thiết lập loại hoặc mẫu chữ ký theo nhu cầu. |
| Tình huống phù hợp | Cần ký nhanh tài liệu đã kiểm tra. | Cần tùy chỉnh trước khi xác nhận giao dịch. |
| Loại tệp | Hầu hết tài liệu | Áp dụng cho file PDF. |
Câu 3: Sau khi ký số làm sao kiểm tra chữ ký hợp lệ?
Trả lời: Mở tài liệu bằng phần mềm hoặc cổng dịch vụ có chức năng kiểm tra chữ ký số để xem thông tin người ký, trạng thái chứng thư và kết quả xác minh. Không nên chỉ dựa vào hình ảnh chữ ký hiển thị trên tài liệu.
Câu 4: Cách thiết lập chữ ký mẫu khi ký file PDF.
Trả lời: Sau khi chọn tệp PDF => chọn Ký nâng cao, thiết lập loại chữ ký theo mong muốn => chọn vị trí hiển thị trên tài liệu => bấm Hoàn thành. Tiếp theo, xác thực giao dịch bằng PIN hoặc sinh trắc học.
Câu 5: Quên mã PIN VNPT SmartCA có ký số được không?
Trả lời: Không. Hãy sử dụng tính năng Quên mã PIN trên ứng dụng để đặt lại theo hướng dẫn. Nếu đã bật sinh trắc học và hệ thống hỗ trợ, bạn có thể xác thực bằng sinh trắc học trong một số trường hợp.
Câu 6: Mất hoặc hỏng điện thoại thì ký số bằng SmartCA thế nào?
Trả lời: Cài VNPT SmartCA trên thiết bị mới bằng cách: Đăng nhập tài khoản => vào Chứng thư số => chọn chứng thư cần thay đổi => chọn Đổi thiết bị. Sau khi gửi yêu cầu đổi thành công, cần kích hoạt chứng thư số trước khi sử dụng.
Nếu mất điện thoại và không còn kiểm soát thiết bị cũ, hãy liên hệ ngay bộ phận hỗ trợ VNPT SmartCA để được xử lý.
Cách ký số trên VNPT SmartCA không phức tạp, nhưng mỗi giao dịch cần được kiểm tra từ tài liệu, chứng thư số đến nguồn phát sinh yêu cầu. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa người lập, người duyệt và người ký để hạn chế sai phiên bản và tăng khả năng kiểm soát hồ sơ điện tử.
Truy cập ngay oneSME – Nền tảng chuyển đổi số của VNPT để có thể khám phá các giải pháp số, lựa chọn gói, đăng ký và thanh toán trực tuyến các sản phẩm, dịch vụ phù hợp. Liên hệ 1800 1260 để được hỗ trợ trong quá trình sử dụng.
