VNPT SmartCA hỗ trợ ký tài liệu trên ứng dụng di động và xác nhận yêu cầu ký từ các hệ thống liên kết. Tùy nơi lưu tài liệu và nền tảng đang sử dụng, bạn có thể lựa chọn cách ký phù hợp, kiểm tra nội dung và xác thực bằng mã PIN hoặc sinh trắc học.
Bài viết dưới đây hướng dẫn cách ký số trên VNPT SmartCA, từ ký tài liệu trên điện thoại, phê duyệt giao dịch từ phần mềm liên kết đến ký trên Web Portal và ký nhiều tài liệu trong cùng một phiên.
Nguyên lý và điều kiện ký số
VNPT SmartCA sử dụng công nghệ ký số từ xa. Khóa bí mật được lưu trữ và bảo vệ trên hạ tầng Cloud HSM của VNPT, giúp người dùng thực hiện ký mà không cần sử dụng USB Token.
Khi thực hiện giao dịch ký cần phê duyệt, người dùng kiểm tra yêu cầu trên ứng dụng VNPT SmartCA và xác thực bằng mã PIN hoặc sinh trắc học, như vân tay, Face ID.
Trước khi bắt đầu, cần bảo đảm:
- Đã đăng nhập tài khoản VNPT SmartCA.
- Chứng thư số đã được kích hoạt trên thiết bị và đang ở trạng thái Đang hoạt động.
- Đã thiết lập mã PIN hoặc sinh trắc học để xác thực giao dịch.
- Điện thoại có kết nối Internet ổn định.
Nếu chưa hoàn tất đăng ký, kích hoạt chứng thư số hoặc thiết lập mã PIN, hãy xem hướng dẫn cài đặt và kích hoạt VNPT SmartCA trước khi thực hiện ký.
Phương thức 1: Ký số VNPT SmartCA trên ứng dụng điện thoại
Đây là cách phổ biến nhất khi bạn cần ký nhanh các hợp đồng cá nhân, biên bản hay văn bản tài liệu lưu sẵn trên điện thoại.
Bước 1: Chọn tài liệu cần ký
- Mở ứng dụng VNPT SmartCA trên điện thoại và chọn tab Ký số ở thanh menu bên dưới.
- Bấm chọn nút Chọn tài liệu:
- Tải file từ bộ nhớ điện thoại (hỗ trợ định dạng PDF, Word, Excel…).
- Hoặc chọn tính năng Chụp ảnh tài liệu để trực tiếp chụp văn bản giấy cần ký.
Bước 2: Thiết lập chữ ký số
Ký nhanh: Chọn nút Ký tất cả để hệ thống tự động áp dụng mẫu chữ ký mặc định vào trang cuối của văn bản.
Ký nâng cao (áp dụng cho file PDF):
- Chọn Ký nâng cao.
- Chạm vào vị trí muốn đặt chữ ký trên trang tài liệu.
- Lựa chọn Mẫu chữ ký cá nhân đã khởi tạo (chữ ký vẽ tay, ảnh chữ ký hoặc dạng hiển thị thông tin chứng thư số).
- Kiểm tra vị trí hiển thị, tránh để mẫu chữ ký che nội dung văn bản.
Lưu ý: Nếu thiết bị có từ hai chứng thư số trở lên, chọn chứng thư số cần sử dụng ở trạng thái Đang hoạt động, sau đó nhấn Tiếp tục. Nếu chỉ có một chứng thư số, bỏ qua bước lựa chọn này.
Bước 3: Xác nhận giao dịch
- Kiểm tra lại thông tin và vị trí chữ ký trên văn bản, chọn Ký số.
- Nhập Mã PIN 6 số hoặc quét Face ID / Vân tay để phê duyệt.
Bước 4: Kiểm tra và chia sẻ tài liệu đã ký
Màn hình hiển thị thông báo “Ký số thành công”. Bạn có thể tải file đã ký về máy hoặc chia sẻ qua Zalo, Email, Drive…
Phương thức 2: Ký số VNPT SmartCA trên máy tính
Khi làm việc trên máy tính, bạn có thể sử dụng Web Portal để thao tác với tài liệu lưu trong máy và xác nhận yêu cầu ký bằng ứng dụng trên điện thoại.
Bước 1: Đăng nhập
Truy cập website VNPT SmartCA bằng trình duyệt máy tính và đăng nhập tài khoản.
Bước 2: Chọn tài liệu và lệnh Ký số
- Chọn chức năng Ký số.
- Chọn file tài liệu (Word, Excel, PDF,…) từ máy tính để tải lên hệ thống và ký số
- Kéo thả khung chữ ký vào đúng vị trí cần ký trên tài liệu
Bước 3: Phê duyệt trên điện thoại
Sau khi gửi yêu cầu ký, hệ thống sẽ gửi một yêu cầu ký số về ứng dụng VNPT SmartCA trên điện thoại
Mở ứng dụng VNPT SmartCA trên điện thoại, kiểm tra thông báo và nhập mã PIN / Face ID để hoàn tất giao dịch. File đã ký sẽ tự động tải về máy tính của bạn
Bước 4: Quay lại máy tính và kiểm tra kết quả
Sau khi xác thực thành công, quay lại hệ thống trên máy tính để kiểm tra trạng thái ký.
Phương thức 3: Ký giao dịch từ hệ thống liên kết
VNPT SmartCA tích hợp trực tiếp với hàng ngàn cổng dịch vụ công và phần mềm quản lý như: Cổng Dịch vụ công Quốc gia/Tỉnh, Thuế điện tử (eTax), VNPT HKD, vnEdu, e-Office, Hóa đơn điện tử…
Các bước thực hiện:
Bước 1: Tạo yêu cầu ký trên nền tảng đang sử dụng
Thực hiện nghiệp vụ cần ký, chẳng hạn nộp hồ sơ, kê khai thuế hoặc phát hành hóa đơn.
Tại bước ký số, chọn VNPT SmartCA nếu nền tảng cung cấp lựa chọn này. Nhập thông tin hoặc chọn chứng thư số theo yêu cầu của hệ thống để gửi giao dịch ký.
Bước 2: Nhận thông báo phê duyệt trên điện thoại
Ngay lập tức, ứng dụng VNPT SmartCA trên điện thoại sẽ nhận được thông báo đẩy (Push Notification) báo có yêu cầu ký số mới.
Bước 3: Mở App và phê duyệt giao dịch
- Nhấn trực tiếp vào thông báo (hoặc mở App VNPT SmartCA -> chọn tab Ký số -> mục Chờ phê duyệt).
- Kiểm tra kỹ thông tin giao dịch (Đơn vị yêu cầu, Tên tài liệu, Thời gian yêu cầu).
- Nhập Mã PIN hoặc xác thực Face ID / Vân tay để duyệt ký
Bước 4: Hoàn tất
Màn hình phần mềm trên máy tính sẽ tự động cập nhật trạng thái “Đã ký số thành công” và hoàn tất thủ tục.
Phương thức 4: Ký lô/ Ký hàng loạt (Batch Signing)
Tính năng Ký hàng loạt giúp bạn xử lý phê duyệt đồng thời nhiều hóa đơn, chứng từ hoặc tệp tài liệu cùng lúc chỉ với 01 lần nhập mã PIN hoặc quét FaceID/Vân tay.
Cách 1: Ký lô giao dịch từ phần mềm trên Máy tính
- Bước 1: Trên phần mềm/website ở máy tính, tích chọn danh sách các hóa đơn/chứng từ/tài liệu cần ký .
- Bước 2: Mở app VNPT SmartCA trên điện thoại, danh sách các giao dịch chờ từ máy tính sẽ tự động hiển thị
- Bước 3: Bấm Ký tất cả và Nhập mã PIN (6 số) hoặc quét FaceID/Vân tay. Toàn bộ danh sách trên máy tính sẽ hoàn tất ký ngay lập tức
Cách 2: Ký lô trực tiếp các tệp file lưu trên Điện thoại
- Bước 1: Mở app SmartCA, Chọn Tab Ký số.
- Bước 2: Nhấn Thêm tài liệu để nạp thêm các file cần ký.
- Bước 3: Nhấn Ký tất cả, Nhập mã PIN (6 số) hoặc quét FaceID/Vân tay để hoàn tất
Các lỗi thường gặp khi ký số
Không nhận được thông báo yêu cầu ký
- Kiểm tra kết nối Internet trên điện thoại.
- Kiểm tra quyền gửi thông báo của ứng dụng VNPT SmartCA trong phần cài đặt thiết bị.
- Mở trực tiếp ứng dụng và kiểm tra danh sách giao dịch cần ký.
- Nếu chưa thấy yêu cầu, kiểm tra lại trạng thái gửi giao dịch trên phần mềm hoặc cổng dịch vụ.
Nhập sai hoặc quên mã PIN
Nếu nhập sai mã PIN, thực hiện theo thông báo trên ứng dụng. Trường hợp quên PIN, sử dụng chức năng Khác → Đổi thiết bị/PIN để thiết lập lại theo quy trình xác thực.
Câu hỏi thường gặp về cách ký số trên VNPT SmartCA
Câu 1: Ký số VNPT SmartCA có giá trị pháp lý không?
Trả lời: Theo khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân hoặc con dấu của cơ quan, tổ chức. Để được công nhận, chứng thư số phải còn hiệu lực và việc ký số phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Câu 2: Sau khi ký số làm sao kiểm tra chữ ký hợp lệ?
Trả lời: Mở tài liệu bằng phần mềm hoặc cổng dịch vụ có chức năng kiểm tra chữ ký số để xem thông tin người ký, trạng thái chứng thư và kết quả xác minh. Không nên chỉ dựa vào hình ảnh chữ ký hiển thị trên tài liệu.
Câu 3: Cách thiết lập chữ ký mẫu khi ký file PDF.
Trả lời: Sau khi chọn tệp PDF => chọn Ký nâng cao, thiết lập loại chữ ký theo mong muốn => chọn vị trí hiển thị trên tài liệu => bấm Hoàn thành. Tiếp theo, xác thực giao dịch bằng PIN hoặc sinh trắc học.
Câu 4: Mất hoặc hỏng điện thoại thì ký số bằng SmartCA thế nào?
Trả lời: Cài VNPT SmartCA trên thiết bị mới bằng cách: Đăng nhập tài khoản => vào Chứng thư số => chọn chứng thư cần thay đổi => chọn Đổi thiết bị. Sau khi gửi yêu cầu đổi thành công, cần kích hoạt chứng thư số trước khi sử dụng.
Cách ký số trên VNPT SmartCA không phức tạp, nhưng mỗi giao dịch cần được kiểm tra từ tài liệu, chứng thư số đến nguồn phát sinh yêu cầu. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa người lập, người duyệt và người ký để hạn chế sai phiên bản và tăng khả năng kiểm soát hồ sơ điện tử.
Truy cập ngay oneSME – Nền tảng chuyển đổi số của VNPT để có thể khám phá các giải pháp số, lựa chọn gói, đăng ký và thanh toán trực tuyến các sản phẩm, dịch vụ phù hợp. Liên hệ 1800 1260 để được hỗ trợ trong quá trình sử dụng.
