Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, quy trình đăng ký đã có những thay đổi quan trọng, khiến nhiều đơn vị, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập, không khỏi bỡ ngỡ. Bài viết này sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết, từng bước về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, giúp bạn thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và đúng pháp luật.
1. Điểm mới quan trọng nhất: Không còn “Thông báo phát hành hóa đơn”
Đây là thay đổi lớn nhất và mang tính đơn giản hóa thủ tục hành chính cao nhất mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ.
Theo quy định mới, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục “Thông báo phát hành hóa đơn” kèm theo hóa đơn mẫu như trước đây nữa. Quy trình phức tạp này đã được bãi bỏ hoàn toàn.
Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện duy nhất một thủ tục là “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” thông qua Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Cụ thể, căn cứ theo Điểm a, Khoản 11, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Khoản 1, Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), quy định rõ:
“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.”
Sự thay đổi này giúp rút ngắn đáng kể thời gian và các bước hành chính, cho phép doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi được cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký.
2. Công tác chuẩn bị TRƯỚC khi đăng ký hóa đơn điện tử
Để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần đảm bảo đã hội đủ các yếu tố tiên quyết cả về mặt pháp lý lẫn kỹ thuật.
2.1. Các điều kiện tiên quyết cần đáp ứng
Trước khi tiến hành lập tờ khai đăng ký, doanh nghiệp cần đảm bảo đã đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
- Sở hữu chữ ký số hợp lệ: Đây là yếu tố bắt buộc và không thể thiếu. Doanh nghiệp phải có Chữ ký số (dạng USB Token hoặc ký số từ xa như VNPT SmartCA) của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, và chữ ký số này phải còn hiệu lực tại thời điểm đăng ký.
- Có hạ tầng kỹ thuật đảm bảo: Doanh nghiệp cần có các thiết bị (máy tính) có thể truy cập Internet và đường truyền mạng ổn định để thực hiện các nghiệp vụ kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có phương án lưu trữ dữ liệu an toàn: Theo quy định của Luật Kế toán, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn trong tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự xây dựng cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn, bảo mật từ chính nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
- Có nhân sự am hiểu quy trình: Đảm bảo nhân sự (kế toán, quản lý) đã được tìm hiểu về cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Khi lựa chọn nhà cung cấp, nên ưu tiên các đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để được xử lý kịp thời khi có vấn đề phát sinh.
- Có phần mềm bán hàng, kế toán kết nối (Khuyến nghị):
- Lưu ý: Mặc dù pháp luật khuyến khích có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để dữ liệu hóa đơn được tự động chuyển vào sổ sách, nhưng trên thực tế, nhiều cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập phải có các phần mềm này trước khi đăng ký. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trực tiếp về yêu cầu này.
2.2. Hồ sơ đăng ký cần nộp
Với quy định mới, khái niệm về một “bộ hồ sơ” gồm nhiều loại giấy tờ đã được đơn giản hóa tối đa.
- Tài liệu duy nhất cần nộp: Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không còn phải nộp “Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử” hay “Hóa đơn điện tử mẫu” cho cơ quan thuế nữa. Tài liệu duy nhất cần lập và gửi đến cơ quan thuế chính là Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT), Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Tờ khai này sẽ được lập và nộp trực tuyến thông qua phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp đã lựa chọn.
3. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế với 3 bước
Sau khi đã hoàn tất công tác chuẩn bị, doanh nghiệp sẽ tiến hành quy trình đăng ký chính thức với cơ quan thuế. Quy trình này gồm 3 bước cốt lõi, chủ yếu được thực hiện thông qua phần mềm của các Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
3.1. Bước 1: Lập và nộp Tờ khai Đăng ký (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT)
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình là việc doanh nghiệp lập và nộp Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Tờ khai này được lập trực tuyến, thường là ngay trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà bạn đã chọn, hoặc trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn). Đây là một biểu mẫu toàn diện, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp đầy đủ thông tin về phương án sử dụng hóa đơn điện tử của mình, cụ thể bao gồm:
- Thông tin định danh cơ bản: Điền đầy đủ tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý và thông tin liên hệ chính thức (người liên hệ, địa chỉ, điện thoại, email).
- Lựa chọn hình thức hóa đơn: Tích chọn một trong các hình thức sẽ sử dụng: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế; hoặc Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
- Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu: Xác định cách thức dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ được gửi đến cơ quan thuế.
- Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng: Kê khai các loại hóa đơn dự kiến sẽ sử dụng, ví dụ: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn bán tài sản công, Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia…
- Kê khai danh sách chứng thư số: Điền thông tin chi tiết của các chứng thư số (chữ ký số) sẽ được sử dụng để ký trên hóa đơn.
- Kê khai thông tin tổ chức cung cấp dịch vụ: Điền thông tin của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đã chọn.
- Các kê khai bổ sung (nếu có): Tờ khai cũng bao gồm các mục dành cho các trường hợp đặc thù như đăng ký cấp quyền tra cứu hóa đơn cho các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, hoặc thậm chí là đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi có nhu cầu.
Sau khi đã điền đầy đủ và chính xác tất cả các thông tin, doanh nghiệp sẽ dùng chữ ký số của mình để ký điện tử lên tờ khai và thực hiện thao tác nộp đến cơ quan thuế.
3.2. Bước 2: Cơ quan Thuế tiếp nhận và xác thực thông tin (Trong 01 ngày làm việc)
Sau khi tờ khai được nộp, hệ thống của Tổng cục Thuế sẽ tự động tiếp nhận và xử lý.
Cơ chế: Trong vòng 01 ngày làm việc, hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin của Người đại diện theo pháp luật mà bạn đã kê khai với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Các kịch bản phản hồi:
- Trường hợp thông tin không khớp: Hệ thống sẽ tự động gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ qua email, trong đó nêu rõ các trường thông tin bị sai lệch để doanh nghiệp kiểm tra và điều chỉnh lại.
- Trường hợp thông tin khớp đúng: Hệ thống sẽ gửi một yêu cầu xác nhận đến địa chỉ Email hoặc Số điện thoại của Người đại diện theo pháp luật đã đăng ký trên tờ khai.
3.3. Bước 3: Người nộp thuế xác nhận và nhận kết quả
Đây là bước then chốt từ phía doanh nghiệp và cần được thực hiện nhanh chóng.
Thời hạn xác nhận: Bạn phải thực hiện việc xác nhận này ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau khi nhận được yêu cầu từ cơ quan thuế.
Các kết quả cuối cùng:
- Nếu xác nhận thành công (và không thuộc diện rủi ro): Cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo chấp nhận Đăng ký sử dụng HĐĐT (theo Mẫu 01/TB-TNĐT, Phụ lục IB) chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Từ thời điểm này, doanh nghiệp đã chính thức được phép xuất hóa đơn.
- Nếu quá hạn xác nhận hoặc xác nhận không thành công: Hệ thống sẽ tự động gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ.
- Trường hợp đặc biệt (doanh nghiệp rủi ro cao): Nếu doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế (ví dụ: người đại diện pháp luật từng là đại diện của một doanh nghiệp đã ngừng hoạt động…), cơ quan thuế sẽ gửi yêu cầu giải trình theo Mẫu 01/TB-BSTT-NNT (Nghị định 126/2020/NĐ-CP) trong vòng 01 ngày làm việc. Doanh nghiệp sẽ có 02 ngày làm việc để thực hiện giải trình.
4. Việc cần làm NGAY SAU KHI đăng ký thành công
Khi nhận được thông báo “Chấp nhận” từ cơ quan thuế, hành trình của bạn chưa kết thúc. Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc quan trọng sau:
- Ngừng sử dụng hóa đơn cũ: Phải ngừng ngay lập tức việc sử dụng các loại hóa đơn theo hình thức cũ (hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) để tránh các rủi ro pháp lý.
- Tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn (nếu có): Nếu doanh nghiệp của bạn còn tồn hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng, bạn cần thực hiện thủ tục tiêu hủy theo đúng quy định tại Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau đó, nộp Thông báo kết quả tiêu hủy (theo Mẫu 02/HUY-HĐG) cho cơ quan thuế trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày tiêu hủy.
5. VNPT Invoice – Đối tác đồng hành đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử
Lựa chọn một nhà cung cấp uy tín sẽ giúp quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử trở nên đơn giản và an toàn hơn rất nhiều. VNPT Invoice – dịch vụ hóa đơn điện tử từ Tập đoàn VNPT, là một trong những giải pháp được Tổng cục Thuế công nhận và được hàng trăm nghìn doanh nghiệp tin dùng.
- Đồng hành trọn gói trong quá trình đăng ký: Thay vì để doanh nghiệp tự mình loay hoay với các thủ tục, đội ngũ chuyên viên của VNPT sẽ đồng hành cùng bạn từ khâu tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến hỗ trợ lập và nộp tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT với cơ quan thuế. Sự hỗ trợ chuyên nghiệp này đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng, chính xác, giúp bạn nhận được thông báo chấp thuận trong thời gian sớm nhất và giảm thiểu tối đa gánh nặng hành chính.
- Luôn đi đầu trong việc cập nhật pháp lý: Với vị thế là một doanh nghiệp công nghệ thông tin hàng đầu của nhà nước, VNPT luôn đảm bảo phần mềm VNPT Invoice được cập nhật tự động và nhanh chóng nhất mỗi khi có thay đổi về chính sách thuế, ví dụ như các quy định trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này giúp doanh nghiệp an tâm hoạt động, luôn tuân thủ các quy định pháp lý mới nhất mà không cần tốn nguồn lực để tự theo dõi.
- Tích hợp liền mạch vào hệ sinh thái số VNPT: VNPT Invoice có khả năng kết nối dễ dàng với các phần mềm kế toán, bán hàng và các dịch vụ khác trong hệ sinh thái số của VNPT như chữ ký số VNPT SmartCA, giải pháp quản lý cho hộ kinh doanh VNPT HKD… Việc này tạo thành một luồng dữ liệu tự động, đồng bộ, giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, tối ưu hóa hiệu quả vận hành và tạo ra một giải pháp quản trị toàn diện.
- Vận hành trên hạ tầng vững chắc, hỗ trợ 24/7: Dịch vụ được đảm bảo bởi hạ tầng viễn thông và các Trung tâm dữ liệu đạt chuẩn quốc tế Tier III của VNPT, vốn là một trong những hạ tầng lớn và ổn định nhất Việt Nam. Cùng với mạng lưới hỗ trợ chuyên nghiệp rộng khắp 34 tỉnh thành, VNPT sẵn sàng giải đáp và xử lý các vấn đề phát sinh 24/7, đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn không bị gián đoạn.
6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQ)
6.1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mất bao lâu?
Thông thường, toàn bộ quy trình từ lúc nộp tờ khai đến khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chỉ mất từ 1 đến 2 ngày làm việc.
6.2. Hộ kinh doanh có bắt buộc phải đăng ký không?
CÓ. Theo quy định, các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai là đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Các hộ khoán cũng sẽ phải chuyển đổi theo lộ trình.
6.3. Nếu bị cơ quan thuế từ chối, tôi phải làm gì?
Bạn cần xem kỹ lý do được nêu trong thông báo của cơ quan thuế, kiểm tra lại các thông tin đã kê khai trên tờ khai (MST, địa chỉ, tên công ty…), chỉnh sửa cho chính xác và thực hiện nộp lại tờ khai từ đầu.
6.4. Có cần nộp mẫu hóa đơn cho cơ quan thuế không?
Không. Theo quy định mới, doanh nghiệp không cần nộp mẫu hóa đơn khi đăng ký. Bạn sẽ tự thiết kế mẫu và quản lý trên phần mềm của nhà cung cấp.
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay đã được đơn giản hóa rất nhiều, tập trung vào việc nộp Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và chủ yếu được thực hiện thông qua các nhà cung cấp dịch vụ uy tín. Việc lựa chọn một đối tác tin cậy như VNPT Invoice sẽ giúp quá trình này trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.
Nếu còn câu hỏi nào cần được giải đáp hoặc có nhu cầu sử dụng VNPT Invoice, bạn có thể liên hệ chúng tôi theo một trong các kênh sau:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs.
