Chuyển đổi số là giải pháp giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi được với những thay đổi trong thời đại số. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra thuận lợi thì doanh nghiệp cần tuân thủ các bước chuyển đổi số. Hãy cùng oneSME tìm hiểu thêm về nội dung này trong bài viết dưới đây.
Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ số để cải thiện hoặc thay đổi các mô hình kinh doanh, quy trình vận hành như công nghệ thông tin, phân tích dữ liệu, công nghệ di động, Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI)… Mục tiêu của chuyển đổi số là gia tăng hiệu quả làm việc, tối ưu quá trình vận hành doanh nghiệp, cải thiện trải nghiệm khách hàng, tạo ra các sản phẩm/dịch vụ mới, nâng cao năng lực cạnh tranh và sẵn sàng ứng phó với sự vần xoay của thị trường.
Xem thêm: Xu hướng chuyển đổi số nổi bật trong năm 2024 và những năm tới
Vai trò của các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Trong kỷ nguyên 4.0, chuyển đổi số không còn đơn thuần là sự lựa chọn “nên” hay “không nên”, mà còn mang tính chất quyết định sự thành bại của cả một doanh nghiệp. Đặc biệt, trong thời kỳ số hóa như hiện nay, nhu cầu sử dụng dịch vụ trực tuyến của người dân đang cao hơn bao giờ hết, tạo tiền đề cho doanh nghiệp từng bước tiến tới chuyển đổi số toàn diện nhằm mở rộng sản xuất, kinh doanh.
Vậy tại sao doanh nghiệp cần tiến hành chuyển đổi số? Những lợi ích mà chuyển đổi số mang lại là gì?
- Tăng hiệu suất và hiệu quả công việc: Các công nghệ hiện đại sẽ giúp giảm sai sót, đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện sản phẩm và cải thiện quy trình kinh doanh, tăng năng suất và hiệu quả đáng kể cho doanh nghiệp.
- Duy trì tính cạnh tranh cho doanh nghiệp: Giúp doanh nghiệp theo kịp cuộc đua về công nghệ số, dễ dàng cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Ngày nay, khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm, sử dụng dịch vụ. Và chuyển đổi số chính là giải pháp để giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, đặc biệt là với sự phân tích của các công cụ phân tích dữ liệu khách hàng.
- Xây dựng văn hóa liên phòng ban: Tăng cường, giao tiếp giữa các bộ phận thông qua nền tảng quản lý tự động hóa và tính năng dễ dàng chia sẻ dữ liệu.
- Giảm chi phí vận hành: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động thông qua việc tối ưu thời gian, tối ưu quy trình vận hành.
- Mở rộng quy mô: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp khai thác được những cơ hội kinh doanh mới với sự trợ giúp của công nghệ.
Xem thêm: Bứt tốc từ giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp SME
Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu trong thời kỳ công nghệ 4.0, giúp doanh nghiệp nhanh chóng có những bước tiến hội nhập mới, mang tới nhiều cơ hội mang tính đột phá. Lộ trình tiến tới chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện rất đa dạng và phụ thuộc vào mô hình sản xuất, kinh doanh của từng doanh nghiệp. Sau đây, oneSME sẽ giới thiệu tới bạn đọc các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp được áp dụng rộng rãi nhất.
Các bước thực hiện chuyển đổi số quan trọng
Xây dựng một lộ trình cụ thể giúp các doanh nghiệp dễ dàng áp dụng quy trình chuyển đối số hơn. Vậy lộ trình chuyển đổi số gồm mấy bước, chi tiết từng bước như thế nào? Dưới đây là các thông tin chi tiết:
Bước 1: Thống kê, phân tích và đánh giá thực trạng cơ hội của doanh nghiệp
Trong thời đại công nghệ số, chuyển đổi số đang trở thành tấm bản đồ dẫn đường cho các doanh nghiệp muốn bứt phá và dẫn đầu thị trường. Để thực hiện thành công chuyển đổi số, một trong các bước chuyển đổi số quan trọng nhất là thống kê, phân tích và đánh giá thực trạng cũng như cơ hội của doanh nghiệp.
Trước tiên, doanh nghiệp cần tự đánh giá xem nguồn lực sẵn có về nhân lực, tài lực có đủ sức để bắt tay vào chuyển đổi số hay không. Điều này quyết định khả năng triển khai các giải pháp công nghệ, tái cấu trúc quy trình, đào tạo nhân sự… Nếu nhận thấy còn nhiều khoảng trống, doanh nghiệp cần có kế hoạch bổ sung và nâng cấp các nguồn lực này càng sớm càng tốt.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đặt mình lên bàn cân cùng các đối thủ trực tiếp và gián tiếp để định hình được vị thế hiện tại của doanh nghiệp, nắm bắt cơ hội để có những bước chuyển mình mang tính đột phá…
Bước 2: Thiết lập mục tiêu
Sau khi đã xác định được các vấn đề cần giải quyết, bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm là thiết lập mục tiêu cần đạt được dựa trên các vấn đề đã xác định trong bước 1. Ví dụ, thực trạng hiện tại là doanh số bán hàng thấp, mục tiêu có thể là tăng doanh số bán hàng lên 20% trong vòng 6 tháng tới. Mục tiêu cần phải cụ thể, ưu tiên mục tiêu có thể đo lường được và có tính khả thi. Để đảm bảo tính khả thi cho mục tiêu đó, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng như nguồn lực, thời gian, điều kiện thị trường, phương pháp triển khai.
Khi đã có mục tiêu, doanh nghiệp bắt đầu lập kế hoạch triển khai trong cả ngắn hạn và dài hạn. Kế hoạch ngắn hạn sẽ chỉ ra các bước chuyển đổi số cần thực hiện trong vòng 6-12 tháng như hoàn thiện bộ máy nhân sự, cải thiện kỹ năng chuyên môn, mở rộng tệp khách hàng tiềm năng. Kế hoạch dài hạn sẽ cần thực hiện trong 2-3 năm tới như mở rộng kênh phân phối, phát triển sản phẩm mới, tiến hành các chiến dịch Marketing toàn diện.
Tiếp theo, doanh nghiệp sẽ dựa trên các chỉ số đo lường như doanh số, lợi nhuận, số lượng khách hàng mới, sự hài lòng của khách hàng,… để đánh giá mức độ hiệu quả cũng như có phương án điều chỉnh kịp thời nếu cần.
Bước 3: Bài toán về sự đồng lòng
Không chỉ các cấp lãnh đạo mà tất cả các phòng ban đều cần nắm bắt được tầm quan trọng và lợi ích của chuyển đổi số. Khi mọi người trong tổ chức đều hiểu được lý do tại sao doanh nghiệp phải bắt tay vào chuyển đổi số, họ sẽ sẵn sàng đồng lòng góp sức để đạt được mục tiêu.
Ngoài ra, các nhân viên cũng cần được đào tạo, hướng dẫn về các công nghệ, trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để quá trình chuyển đổi số được tiến hành đồng bộ và thuận lợi nhất.
Bước 4: Xây dựng nền tảng, lựa chọn công nghệ phù hợp
Trong các bước chuyển đổi số thì việc xây dựng một nền tảng công nghệ vững chắc là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn nền tảng, giải pháp đáp ứng được các tiêu chí sau:
- Đầy đủ và chính xác: Cơ sở dữ liệu phải cung cấp đủ các thông tin cần thiết, được cập nhật thường xuyên và đảm bảo tính chính xác.
- Dễ dàng truy cập: Dữ liệu phải được tổ chức logic, có hệ thống và có các công cụ tìm kiếm, truy xuất thông tin hiệu quả.
- Bảo mật cao: Hệ thống dữ liệu phải được thiết kế với các biện pháp bảo mật cao để bảo vệ thông tin quan trọng.
- Dễ quản lý và lưu trữ: Giải pháp cần có các công cụ và quy trình lưu trữ dữ liệu khoa học, dễ quản lý.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên ưu tiên các giải pháp có tính năng kết nối và chia sẻ dữ liệu, không chỉ trong nội bộ mà còn giữa doanh nghiệp và đối tác, khách hàng để tăng cường sự hợp tác và trao đổi thông tin. Ngoài ra, khi lựa chọn công nghệ, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí như tính năng, giá thành và khả năng nâng cấp để đáp ứng được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, có tính bền vững trong quá trình chuyển đổi số.
Xem thêm: 5 lý do khiến doanh nghiệp lựa chọn dịch chuyển hạ tầng sang điện toán đám mây
Bước 5: Bắt tay thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Sau khi xây dựng được nền tảng công nghệ vững chắc, doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai chuyển đổi số một cách chính thức. Việc số hóa thông tin là một trong các bước chuyển đổi số quan trọng đầu tiên trong quá trình này.
Số hóa thông tin
Số hóa thông tin là việc chuyển đổi dữ liệu của doanh nghiệp từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Để thực hiện số hóa thông tin một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố sau:
- Thu thập tài liệu, số lượng dữ liệu cần được số hóa
- Phân loại tài liệu theo chủ đề, loại hình, đồng thời đầu tư, trang bị các thiết bị, phần mềm hỗ trợ số hóa
- Tiến hành quá trình chuyển đổi các tài liệu vật lý sang định dạng số như pdf, doc…
- Cuối cùng, kiểm tra số lượng và chất lượng tài liệu được số hóa đã đầy đủ và chính xác hay chưa?
Số hóa quy trình
Số hóa quy trình là ứng dụng công nghệ vào việc triển khai hoạt động của doanh nghiệp. Và việc số hóa quy trình không chỉ giới hạn ở quy trình nội bộ mà còn cả quy trình làm việc với khách hàng.
Số hóa quy trình nội bộ giúp doanh nghiệp xử lý công việc một cách tối ưu, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Ví dụ, việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Trong khi đó, số hóa quy trình làm việc với khách hàng sẽ mang lại trải nghiệm tốt và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Tiến hành chuyển đổi số một cách toàn diện
Chuyển đổi số là xu hướng đòi hỏi doanh nghiệp áp dụng công nghệ vào mô hình kinh doanh và sản xuất. Để triển khai thành công, doanh nghiệp cần có những bước đánh giá định kỳ, điều chỉnh quy trình để nâng cao hiệu quả, khắc phục những vấn đề phát sinh cũng như duy trì những thành tựu đạt được. Mặc dù không có công thức cụ thể cho từng lĩnh vực, tuy nhiên doanh nghiệp có thể tham khảo các hạng mục cơ bản chung như quản lý dữ liệu, ứng dụng công nghệ, tái cấu trúc tổ chức và phát triển nguồn nhân lực.
Tiến hành chuyển đổi số toàn diện cùng oneSME
Việc lên kế hoạch nghiên cứu và chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp doanh nghiệp bắt tay vào thực hiện quá trình chuyển đổi số một cách nhanh chóng, hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng luôn cần linh hoạt và nhanh nhạy để không ở thế bị động trước những thay đổi bất ngờ của thị trường. Nếu đại diện phía doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp thì nền tảng oneSME – phát triển bởi VNPT là một lựa chọn lý tưởng. Không chỉ đa dạng sản phẩm phần mềm mà oneSME còn là giải pháp cực kỳ dễ ứng dụng và triển khai.
Xem thêm:
VNPT ra mắt nền tảng chuyển đổi số oneSME dành cho doanh nghiệp
VNPT và những bước tiến ấn tượng trong công cuộc chuyển đổi số
_______
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức oneSME: https://onesme.vn/blog/
