Bạn có biết rằng chỉ cần thiếu một vài thông tin quan trọng, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có thể bị coi là không hợp lệ? Điều này không những gây thiệt hại về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Để tránh rủi ro và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật, hãy cùng tìm hiểu về các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử cần có ngay trong bài viết dưới đây nhé.
Hiểu đúng về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được hiển thị dưới dạng dữ liệu số, do các tổ chức, cá nhân bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tạo ra và ghi nhận thông tin giao dịch. Quá trình này được thực hiện thông qua phương tiện điện tử, tuân thủ các quy định về ký số, ký điện tử theo Nghị định hiện hành. Đáng chú ý, hóa đơn điện tử cũng bao gồm các trường hợp được tạo từ máy tính tiền có chức năng kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử sẽ có 2 loại là có mã hoặc không có mã từ cơ quan thuế. Cụ thể:
- Hóa đơn có mã là loại được cơ quan thuế cấp mã xác nhận trước khi gửi đến khách hàng.
- Hóa đơn không có mã được doanh nghiệp tự lập và gửi đi mà không qua cơ quan thuế, nhưng vẫn tuân thủ các quy định về quản lý thuế.
Xem thêm: VNPT Invoice Inbot – Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nhanh chóng, hiệu quả
Các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm những nội dung gì?
Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử cần có như sau:
- Tên, ký hiệu, và mã mẫu hóa đơn;
- Tên các liên hóa đơn;
- Số hóa đơn;
- Thông tin của người bán: tên, địa chỉ và mã số thuế;
- Thông tin của người mua: tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu có);
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, giá trị trước thuế, thuế suất giá trị gia tăng (GTGT), tổng số tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán bao gồm thuế;
- Chữ ký của bên bán và bên mua;
- Ngày lập hóa đơn;
- Thời điểm thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử;
- Mã xác thực từ cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã;
- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mãi (nếu có) và các thông tin liên quan khác;
- Tên và mã số thuế của đơn vị in hóa đơn trong trường hợp hóa đơn được cơ quan thuế đặt in;
- Chữ viết, số và đơn vị tiền tệ trên hóa đơn.
Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt được quy định tại khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không bắt buộc hóa đơn phải chứa tất cả các nội dung nêu trên.
Các chỉ tiêu không bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 10, Khoản 14, sẽ có một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải đầy đủ tất cả các nội dung thông thường như sau:
- Chữ ký điện tử của người mua không nhất thiết có trên hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh có thể không yêu cầu chữ ký điện tử của người bán và người mua.
- Hóa đơn phát hành tại siêu thị, trung tâm thương mại đối với khách hàng là cá nhân kinh doanh không nhất thiết phải ghi đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Với hóa đơn là tem, vé, thẻ, không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, thông tin về người mua, thuế suất, tiền thuế GTGT, trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã. Nếu tem, vé, thẻ đã có mệnh giá, không cần có thêm các chỉ tiêu như đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.
- Chứng từ điện tử của ngành hàng không xuất qua các nền tảng thương mại điện tử hoặc website cho khách hàng cá nhân không kinh doanh không bắt buộc phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, hoặc chữ ký số của người bán.
- Trong hoạt động xây dựng, lắp đặt, hoặc xây nhà để bán theo tiến độ hợp đồng, hóa đơn không cần có các tiêu chí về đơn vị tính, số lượng, hay đơn giá.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: chỉ cần thể hiện tên người mua là đối tượng nhận hàng, địa chỉ là kho nhận hàng, và không cần thể hiện tiền thuế, thuế suất, hoặc tổng tiền thanh toán.
- Hóa đơn cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không không yêu cầu các tiêu chí như ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thông tin người mua, hoặc chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn của doanh nghiệp vận chuyển hàng không phát hành cho đại lý dựa trên báo cáo đối chiếu không bắt buộc có đơn giá.
- Hóa đơn trong hoạt động của doanh nghiệp quốc phòng, an ninh không nhất thiết phải có các thông tin như đơn vị tính, số lượng, và đơn giá.
Xem thêm:
Cách đọc, tải và lưu trữ file XML hóa đơn điện tử VNPT chi tiết
Giải đáp: Hóa đơn điện tử không có mẫu số hợp lệ không?
Tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng cùng VNPT Invoice
Để hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý và phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định, VNPT đã phát triển giải pháp VNPT Invoice. Đây là hệ thống hóa đơn điện tử tiên tiến được Tập đoàn VNPT xây dựng, giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác phát hành, phân phối, lưu trữ và xử lý hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả. VNPT Invoice không chỉ đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý hiện hành như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mà còn giúp doanh nghiệp chuyển đổi dễ dàng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Bên cạnh việc đảm bảo các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử như tên hóa đơn, mã số thuế, thông tin hàng hóa, dịch vụ, chữ ký số,… VNPT Invoice còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như doanh nghiệp có thể chủ động phát hành hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ an toàn. Hơn nữa, VNPT Invoice tích hợp dễ dàng với các phần mềm kế toán, giúp đơn giản hóa quy trình quản lý tài chính và nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác kế toán.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, VNPT Invoice là lựa chọn hoàn hảo. Để bắt đầu cài đặt và sử dụng VNPT Invoice một cách nhanh chóng, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây: Cài đặt và sử dụng VNPT Invoice.
Để đảm bảo việc phát hành đúng pháp luật, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử, việc lựa chọn một giải pháp đáng tin cậy là vô cùng quan trọng. Với OneSME, bạn sẽ được cung cấp các dịch vụ tối ưu giúp đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ đúng các nghị định hiện hành.
Hãy liên hệ ngay với OneSME qua Hotline: 1800 1260 hoặc truy cập onesme.vn để tìm hiểu thêm tin tức hữu ích về các giải pháp hóa đơn điện tử và dịch vụ hỗ trợ toàn diện dành cho doanh nghiệp của bạn. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, giúp bạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.
__________
Website: https://onesme.vn
Hotline: 1800 1260
Email: onesme@vnpt.vn
Tư vấn miễn phí: https://onesme.vn/enterprise/contact-us
Tin tức oneSME: https://onesme.vn/blog/
