Sự ra đời của hợp đồng điện tử đã đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, phần mềm điện tử cũng tồn tại một số mặt hạn chế. Cùng tìm hiểu về những ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử qua bài viết dưới đây.
1. 6 ưu điểm của hợp đồng điện tử
Dưới đây là 6 ưu điểm nổi bật của hợp đồng điện tử thuyết phục nhiều khách hàng lựa chọn sử dụng:
1.1. Tiết kiệm thời gian, chi phí
Hợp đồng điện tử cho phép người dùng sử dụng mọi lúc mọi nơi. Chỉ với một thiết bị điện tử như điện thoại, laptop,… có kết nối Internet, khách hàng đã hoàn toàn có thể tiến hành giao dịch một cách dễ dàng. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm được một khoản không nhỏ chi phí dành cho việc in ấn giấy tờ, quá trình vận chuyển, chi phí xăng xe,….
1.2. Độ chính xác của tài liệu được cải thiện
Đối với hợp đồng truyền thống, khi có một số điều khoản cần chỉnh sửa, bạn cần phải note lại và tiến hành chỉnh sửa file rồi mới in hợp đồng cho lần ký kết tiếp theo. Điều này dẫn đến việc mất thời gian, thậm chí một bản hợp đồng dài, bạn sẽ có thể bị thiếu sót những điểm cần chỉnh sửa.
Hợp đồng điện tử sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó. Khi có một số sơ suất xảy ra, bạn có thể nắm bắt và chỉnh sửa kịp thời:
- Chức năng highlight cho phép bạn ghi chú những điểm cần sửa một cách rõ ràng.
- Đồng thời, khách hàng có thể nhìn thấy những gì bạn đã note lại để cả hai bên cùng chỉnh sửa sao cho thỏa đáng nhất. Từ đó, hợp đồng sẽ được thỏa thuận nhanh hơn, độ chính xác và minh bạch của hợp đồng cũng được cải thiện đáng kể.
1.3. Đảm bảo quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng
Một trong những ưu điểm của hợp đồng điện tử không thể không kể đến là giúp đẩy nhanh tốc độ ký hợp đồng bởi các văn bản, tài liệu khi gửi đi đều sẽ được chuyển đi một cách nhanh chóng nhờ vào hệ thống Internet toàn cầu. Khách hàng sẽ nhận được văn bản hợp đồng ngay khi bạn gửi. Quá trình ký kết sẽ nhanh chóng hơn khi không phải tốn quá nhiều thời gian chỉ để chờ đợi quá trình vận chuyển.
1.4. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
Doanh nghiệp của bạn sử dụng hợp đồng điện tử để giao dịch với khách hàng sẽ đem lại hình ảnh thương hiệu tốt hơn. Khi các giao dịch, hợp đồng hay những trao đổi cần thực hiện, doanh nghiệp và đối tác chỉ cần tiến hành online sẽ giúp đối tác tiết kiệm thời gian, chi phí. Dịch vụ khách hàng diễn ra nhanh chóng, các hợp đồng được ký kết thuận lợi thể hiện hình ảnh và phong cách làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp, từ đó nâng cao chất lượng của doanh nghiệp đối với khách hàng.
1.5. Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu
Toàn bộ dữ liệu hợp đồng đều được lưu trữ trên phần mềm hệ thống. Các dữ liệu được phân chia rõ ràng theo từng nhóm hoặc theo tên hợp đồng. Tất cả các dữ liệu hiển thị minh bạch giúp cho bạn dễ thao tác cũng như dễ dàng tra cứu thông tin hơn.
Hệ thống thông tin quản lý được lưu trữ dưới dạng tệp thông minh. Mỗi tệp nén chỉ có dung lượng vài KB, giúp người dùng phân loại, quản lý, phân loại và lưu trữ dễ dàng, tiện lợi. Người dùng chỉ cần nhập thông tin các tiêu chí cần tìm kiếm về bản hợp đồng, máy sẽ lọc ra kết quả chỉ trong vòng vài giây.
1.6. Phù hợp cho giao dịch với doanh nghiệp nước ngoài
Trong thời đại toàn cầu hóa, việc hợp tác phát triển với các doanh nghiệp nước ngoài là nhu cầu tất yếu. Tuy nhiên việc ký kết hợp đồng giấy, cần đến tận nơi gặp mặt hoặc chuyển phát tốn thời gian, nhiều rủi ro khiến nhiều doanh nghiệp lo ngại.
Hợp đồng điện tử sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn trong những trường hợp này. Với tính năng không giới hạn khu vực, thời gian, địa điểm ký kết, bạn có thể thực hiện giao dịch với các doanh nghiệp nước ngoài mọi lúc. Quá trình giao dịch, ký kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng hơn, giúp cho doanh nghiệp của bạn phát triển ngày một lớn mạnh.
1.7. Giúp doanh nghiệp bắt kịp với phong trào chuyển đổi số quốc gia
Chuyển đổi số quốc gia đang được phổ biến rộng rãi đối với mọi đối tượng. Chuyển đổi số đem đến sự tiện lợi cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Việc lựa chọn sử dụng hợp đồng điện tử là bước tiến quan trọng, giúp doanh nghiệp bắt kịp phong trào chuyển đổi số quốc gia. Đây là bước tiến quan trọng, góp phần khẳng định vị thế của doanh nghiệp lẫn tăng độ uy tín trên thị trường trong nước và quốc tế.
>> Tìm hiểu thêm về tầm quan trọng của hợp đồng điện tử đối với sự phát triển của doanh nghiệp
2. 2 nhược điểm của hợp đồng điện tử
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, hợp đồng điện tử còn tồn tại một số hạn chế nhất định.
2.1. Thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng không được xác định
Vì hợp đồng điện tử có thể thực hiện ký kết mọi lúc mọi nơi nên rất khó để xác định địa điểm ký kết rõ ràng. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, để làm sáng tỏ hợp đồng, bạn không xác định được rõ ràng địa điểm ký kết, đặc biệt là đối với những hợp đồng quốc tế. Điều này gây hạn chế trong việc giải quyết các tranh chấp và đem đến một chút bất lợi cho cả đôi bên.
2.2. Có khả năng bị lộ thông tin
Khi bạn lựa chọn giao dịch hợp đồng qua đơn vị trung gian, tính bảo mật sẽ không cao khi bạn giao dịch ký kết hợp đồng dựa trên nền tảng công nghệ của bên trung gian kém uy tín. Chính vì vậy, trước khi quyết định lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ, bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng để tránh gặp phải tình huống không mong muốn.
>> Xem thêm: Các loại hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay
3. Có nên sử dụng hợp đồng điện tử không?
Hợp đồng điện tử sở hữu cả ưu điểm lẫn nhược điểm, dưới đây là tổng quan để người dùng có thể nắm được và cân nhắc sử dụng.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Mặc dù tồn tại một số nhược điểm không đáng kể, hợp đồng điện tử vẫn được ưa chuộng hơn hẳn so với các phương pháp truyền thống. Có thể nói, ưu điểm của giao kết hợp đồng điện tử có nhiều điểm nổi bật hơn hẳn bởi hợp đồng điện tử đáp ứng nhu cầu sử dụng và giải quyết được hầu hết những vấn đề cơ bản mà hợp đồng truyền thống không làm được.
>> So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống, đâu là loại hình doanh nghiệp nên chọn trong thời đại hiện nay?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã lựa chọn sử dụng hợp đồng điện tử để thay thế cho hợp đồng truyền thống. Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp bắt kịp phong trào chuyển đổi số quốc gia, bắt kịp với đối thủ trên thị trường, trở thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Dịch vụ VNPT eContract là một trong những loại hợp đồng điện tử được ưa chuộng nhất vì những ưu điểm nổi bật như:
- Tiết kiệm chi phí in ấn giấy tờ, đi lại, ăn uống,…
- Thời gian thực hiện nhanh chóng, các thông báo sẽ được gửi ngay lập tức đến các bên liên quan để tiến hành xử lý nhanh chóng
- Tiết kiệm nguồn lực đáng kể, giúp gia tăng năng suất cho nhân viên kinh doanh
- Hoàn toàn minh bạch trong quá trình ký kết hợp đồng
- Đặc biệt, VNPT đã khắc phục nhược điểm khi ký kết trên nền tảng số về độ uy tín của bên trung gian. Với công nghệ mã hóa file hợp đồng bằng cặp khóa công khai hai lớp, toàn bộ tài liệu sẽ được đảm bảo. Và chỉ có các bên tham gia hợp đồng mới có quyền được truy xuất thông tin tài liệu. Bên thứ ba không có quyền thực hiện điều đó.
Hợp đồng điện tử đem đến cho các doanh nghiệp sự thuận tiện trong quá trình quản lý cũng như thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng. Hãy để hợp đồng điện tử trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp của bạn.
Để tìm hiểu thêm về các đặc điểm của hợp đồng điện tử và những thông tin liên quan, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo các cách sau đây:
- Website: https://onesme.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: onesme@vnpt.vn
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs
