Phần mềm kế toán VNPT HKD là một công cụ mạnh mẽ giúp các hộ kinh doanh cá thể quản lý tài chính một cách hiệu quả, minh bạch và tuân thủ đúng quy định của pháp luật, đặc biệt là Thông tư 88/2021/TT-BTC. Trọng tâm của việc quản lý kinh doanh chính là kiểm soát chặt chẽ dòng tiền vào (doanh thu) và dòng tiền ra (chi phí). Bài viết này sẽ tổng hợp và hướng dẫn bạn một cách chi tiết quy trình quản lý doanh thu – chi phí trên VNPT HKD.
1. Hướng dẫn thiết lập nền tảng ban đầu
Trước khi đi vào ghi nhận các giao dịch, bạn cần đảm bảo hệ thống đã được cấu hình đúng. Đây là bước quan trọng để dữ liệu được ghi nhận chính xác ngay từ đầu.
1.1. Thiết lập chế độ kế toán
Đảm bảo bạn đã chọn chế độ kế toán theo Thông tư 88 bằng cách chọn menu “Hệ thống” ở phía bên trái ngoài cùng màn hình -> Chọn “Bắt đầu sử dụng dịch vụ” -> Chọn “Thiết lập kế toán”.
Sau đó chọn chế độ kế toán Thông tư 88 -> Chọn phương pháp tính giá xuất kho -> Bấm “Lưu”.
1.2. Khai báo danh mục
Để việc nhập liệu sau này nhanh chóng và nhất quán, bạn cần khai báo đầy đủ các danh mục ban đầu ở màn hình “Bắt đầu sử dụng dịch vụ”, bao gồm:
- Danh mục Hàng hóa, Dịch vụ: Khai báo tên hàng, đơn vị tính, đơn giá, và đặc biệt là nhóm hàng hóa để hệ thống có thể tự động tính thuế suất GTGT (1% hoặc 5%) và thuế TNCN (0.5%) tương ứng khi bán hàng.
- Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp.
- Danh mục Nhân viên, Bộ phận.
- Danh mục Ngân hàng.
2. Hướng dẫn quản lý doanh thu trên VNPT HKD
Quản lý doanh thu trên VNPT HKD xoay quanh việc tạo và quản lý các Chứng từ Bán hàng. Đây là nguồn dữ liệu chính để ghi nhận mọi khoản thu từ hoạt động kinh doanh.
2.1. Bước 1: Lập Chứng từ Bán hàng
Mỗi khi có một giao dịch bán hàng phát sinh, bạn cần tạo một chứng từ mới trong phân hệ Kế toán bán hàng bằng cách vào menu “Kế toán” -> Chọn “Kế toán bán hàng” -> Chọn “Chứng từ bán hàng”.
- Thông tin chung: Nhập các thông tin về khách hàng, nhân viên bán hàng, ngày tháng.
- Hình thức thanh toán: Chọn rõ giao dịch đã thanh toán hay chưa thanh toán để theo dõi công nợ.
- Chi tiết hàng hóa: Chọn các mặt hàng, dịch vụ đã bán. Hệ thống sẽ tự động điền đơn giá đã khai báo.
- Tính thuế tự động: Điểm mạnh của VNPT HKD là khả năng tự động tính toán thuế. Dựa vào nhóm hàng hóa bạn đã chọn, phần mềm sẽ tự động áp thuế suất GTGT và thuế TNCN tương ứng. Lưu ý: Trong trường hợp được giảm thuế (ví dụ: theo Nghị quyết 43), bạn có thể nhập tỷ lệ giảm (ví dụ: 20%) và hệ thống sẽ tự động tính lại số thuế phải nộp.
2.2. Bước 2: Theo dõi và Báo cáo Doanh thu
Sau khi đã ghi nhận các chứng từ, bạn có thể sử dụng các báo cáo sau để kiểm soát tình hình doanh thu bằng cách vào menu “Kế toán” -> Chọn “Sổ sách, báo cáo” -> Chọn “Sổ chi tiết doanh thu hàng hóa, dịch vụ”. Bạn có thể xuất file Excel để phân tích sâu hơn.
3. Hướng dẫn quản lý chi phí trên VNPT HKD
Tương tự doanh thu, mọi khoản chi của hộ kinh doanh đều cần được ghi nhận đầy đủ để tính toán lợi nhuận và quyết toán thuế. VNPT HKD quản lý chi phí thông qua Phiếu chi (tiền mặt) và Ủy nhiệm chi (ngân hàng).
3.1. Bước 1: Ghi nhận các khoản chi
Lập Phiếu chi (Đối với chi tiền mặt):
- Vào phân hệ “Kế toán tiền mặt” -> chọn tạo “Phiếu chi”.
- Nhập thông tin người nhận tiền, số tiền.
- Quan trọng nhất: Chọn đúng Lý do chi. Hệ thống cung cấp sẵn các lý do chi phổ biến như: chi mua hàng, chi phí tiền điện, chi phí tiền nước, chi lương nhân công… Việc chọn đúng lý do chi sẽ giúp hệ thống tự động phân loại và tổng hợp chi phí vào đúng khoản mục trên báo cáo.
Lập Ủy nhiệm chi (Đối với chi qua ngân hàng):
- Quy trình tương tự như Phiếu chi nhưng thực hiện trong phân hệ “Kế toán ngân hàng” -> Chọn “Chi tiền chuyển khoản”.
- Bạn cần chọn tài khoản ngân hàng chi, nhập thông tin người nhận và chọn lý do chi tương ứng.
3.2. Bước 2: Theo dõi và Báo cáo Chi phí
Người dùng vào menu “Kế toán” -> Chọn “Sổ sách, báo cáo” -> Chọn “Sổ chi phí sản xuất kinh doanh”. Bạn có thể xuất file Excel để phân tích sâu hơn.
Đây là báo cáo quan trọng nhất để quản lý chi phí. Sổ này sẽ tự động tổng hợp dữ liệu từ tất cả các Phiếu chi và Ủy nhiệm chi bạn đã lập. Dựa vào “Lý do chi” bạn đã chọn, báo cáo sẽ phân loại các khoản chi thành từng mục rõ ràng (chi phí nhân công, chi phí điện, nước, chi phí quản lý,…). Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cơ cấu chi phí của hộ kinh doanh.
4. Báo cáo tổng hợp và Quản lý kinh doanh
Sau khi đã nhập liệu đầy đủ doanh thu và chi phí, sức mạnh thực sự của VNPT HKD được thể hiện qua hệ thống sổ sách và báo cáo trực quan, giúp chủ hộ kinh doanh không chỉ tuân thủ nghĩa vụ thuế mà còn đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu chính xác.
4.1. Báo cáo Doanh số và Hiệu quả Bán hàng
Biểu đồ doanh số bán hàng theo ngày: Cung cấp một cái nhìn tổng quan về doanh số bán hàng theo từng ngày. Từ biểu đồ này, chủ kinh doanh có thể dễ dàng so sánh doanh thu giữa các ngày, xác định được những ngày bán hàng hiệu quả nhất, và phân biệt rõ giữa khoản tiền đã thu ngay và các khoản khách hàng còn nợ.
Biểu đồ thống kê doanh thu theo nhóm hàng hóa: Giúp chủ kinh doanh có cái nhìn tổng quan về hiệu suất của từng nhóm sản phẩm. Bằng cách xác định đâu là nhóm hàng bán chạy nhất, đâu là nhóm hàng tồn kho lâu, bạn có thể đưa ra các chính sách marketing, khuyến mãi hoặc xả hàng phù hợp để thúc đẩy doanh số.
4.2. Quản lý Dòng tiền (Thu – Chi)
Biểu đồ Thu tiền: Thống kê chi tiết các dòng tiền vào của hộ kinh doanh, bao gồm các khoản thu từ bán hàng, thu nợ… Biểu đồ sẽ thể hiện rõ số lượng và tỷ lệ của từng khoản thu, giúp bạn hiểu rõ nguồn thu chính của mình đến từ đâu.
Biểu đồ Chi tiền: Thống kê các dòng tiền ra, bao gồm các khoản chi phí như tiền điện, nước, tiền công, tiền trả nợ nhà cung cấp… Từ biểu đồ trực quan, bạn có thể dễ dàng nhận ra các khoản chi phí đang chiếm tỷ trọng lớn hoặc có dấu hiệu bất hợp lý, từ đó có kế hoạch cân đối lại việc chi tiêu một cách hiệu quả hơn.
4.3. Quản lý Kho hàng và Công nợ
Báo cáo Hàng tồn kho: Báo cáo này giúp chủ hộ kinh doanh nắm bắt được lượng tồn kho theo thời gian thực của từng vật tư, hàng hóa. Dựa vào đó, bạn có thể đưa ra các quyết định nhập hàng kịp thời hoặc triển khai các chương trình để đẩy nhanh tốc độ lưu thông của những mặt hàng tồn kho lâu ngày.
Biểu đồ tình hình công nợ: Cung cấp thông tin trực quan về tình hình công nợ của hộ kinh doanh, thể hiện rõ tỷ trọng của nợ phải thu (khách hàng nợ mình) và nợ phải trả (mình nợ nhà cung cấp). Biểu đồ này là một công cụ đắc lực giúp bạn kiểm soát dòng tiền và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
4.4. Báo cáo Phục vụ Kê khai Thuế
- Sổ nghĩa vụ thuế với nhà nước: Sổ này tự động lấy dữ liệu thuế GTGT và thuế TNCN từ các Chứng từ Bán hàng đã lập để bạn có thể theo dõi tổng số thuế dự kiến phải nộp cho nhà nước trong kỳ, giúp việc chuẩn bị tài chính và kê khai trở nên chủ động hơn.
- Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn: Báo cáo này không chỉ phục vụ cho việc quản lý kho hàng mà còn là cơ sở dữ liệu quan trọng để lập bảng kê 01-2/BK-HĐKD, một phụ lục không thể thiếu trong tờ khai thuế theo phương pháp kê khai.
Bằng cách tuân thủ quy trình trên, từ việc thiết lập ban đầu đến việc ghi nhận cẩn thận từng chứng từ bán hàng và phiếu chi, phần mềm VNPT HKD sẽ trở thành trợ thủ đắc lực giúp các hộ kinh doanh:
- Nắm bắt chính xác: Luôn biết rõ doanh thu, chi phí, lợi nhuận của hộ kinh doanh.
- Tự động hóa: Giảm thiểu công sức tính toán thuế và tổng hợp báo cáo.
- Tuân thủ quy định: Dễ dàng lập các sổ sách, báo cáo theo đúng yêu cầu của Thông tư 88 để phục vụ cho việc quyết toán thuế.
Việc quản lý tài chính chặt chẽ là chìa khóa cho sự phát triển bền vững của mọi hộ kinh doanh.
Việc quản lý doanh thu chi phí trên VNPT HKD không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ nghĩa vụ thuế, mà còn là một công cụ quản trị mạnh mẽ, cung cấp cái nhìn toàn diện về “sức khỏe” tài chính của hộ kinh doanh. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào, đừng ngần ngại liên hệ ngay với đội ngũ hỗ trợ của VNPT để được trợ giúp kịp thời!
- Hotline: 1800.1260 (Miễn phí 24/7)
- Website: https://vnpt.com.vn/
