Kê khai hóa đơn thay thế theo Thông tư 78 đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ quy trình của cơ quan thuế. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy định và hướng dẫn các bước kê khai hóa đơn thay thế, giúp bạn thực hiện đúng các yêu cầu pháp lý cần thiết.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính đã hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, trong trường hợp phải kê khai hóa đơn thay thế, mọi doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định mới trong thông tư 78.
Mọi doanh nghiệp kê khai hóa đơn thay thế theo Thông tư 78 phải tuân thủ quy trình của cơ quan thuế
Quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp theo thông tư 78
– Tại khoản 1, Điều 7, trong Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021, quy định:
- a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CPđể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
- b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
- d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CPvề việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
- e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Theo đó, hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Cụ thể:
Về thời hạn thực hiện thay thế hóa đơn: Bất cứ thời gian nào từ khi phát hiện có sai sót, và chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Về việc thay thế hóa đơn do có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
Về hóa đơn đã lập sai sót nhiều lần: Các lần xử lý sai sót từ lần thứ 2 trở đi, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Về kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót: Cần kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra.
Về hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót: Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh nội dung mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn mà không thực hiện hủy hoặc thay thế hóa đơn khác.
Về nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Việc kê khai kê khai hóa đơn thay thế theo thông tư 78 phải đảm bảo thay thế/điều chỉnh đúng đủ các chỉ tiêu theo quy định
Hướng dẫn chi tiết cách kê khai hóa đơn thay thế theo thông tư 78
2.1 Trường hợp 1: Sai sót phải làm khai bổ sung không làm ảnh hưởng đến tiền thuế phải nộp, tiền thuế được khấu trừ
Các chỉ tiêu liên quan trong tờ khai bao gồm:
– Sai chỉ tiêu [23]: Giá trị hàng hóa mua vào
– Sai chỉ tiêu [29],[30],[32],[32a]: Doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 0%; Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 5%; Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế suất GTGT 10%; Doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra không tính thuế
Thủ tục cần thực hiện: Chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
2.2 Trường hợp 2: Sai sót phải làm khai bổ sung có ảnh hưởng đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn của kỳ gốc
– Chỉ tiêu liên quan trong tờ khai là chỉ tiêu [40] “KHBS” bị tăng hoặc giảm
– Thủ tục cần thực hiện:
+ Lập Tờ khai bổ sung, Bản giải trình.
+ Tại tờ khai của kỳ bị sai:
- Điều chỉnh thuế GTGT đầu vào trên chỉ tiêu [23], [24], [25] về số đúng kèm KHBS
- Điều chỉnh chỉ tiêu: [29], [30], [31], [32], [33] về số đúng kèm KHBS
+ Phải nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp
+ Nếu chỉ tiêu [40] “KHBS” <0: Theo dõi bù trừ với thuế phải nộp kỳ sau.
Việc thay thế hóa đơn có thể thực hiện bất cứ thời gian nào từ khi phát hiện có sai sót, và chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh
2.3 Trường hợp 3: Sai sót phải làm khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT và được khấu trừ chuyển kỳ sau của kỳ gốc
– Chỉ tiêu liên quan trong tờ khai là chỉ tiêu [43] bị tăng hoặc giảm.
– Thủ tục cần thực hiện:
+ Lập Tờ khai bổ sung, Bản giải trình:
+ Tại tờ khai của kỳ bị sai:
– Điều chỉnh thuế GTGT đầu vào trên chỉ tiêu [23], [24], [25] về số đúng kèm KHBS
– Điều chỉnh chỉ tiêu: [29], [30], [31], [32], [33] về số đúng kèm KHBS
+ Trên tờ khai của kỳ phát hiện:
– Nếu chỉ tiêu [43] “KHBS” >0: Kê khai chênh lệch tăng vào chỉ tiêu [38] của kỳ phát hiện.
– Nếu chỉ tiêu [43] “KHBS” <0: Kê khai chênh lệch giảm vào chỉ tiêu [37] của kỳ phát hiện.
Việc kê khai hóa đơn thay thế theo thông tư 78 là việc quan trọng để doanh nghiệp duy trì tuân thủ pháp luật trong hoạt động kế toán, thuế. Hy vọng qua hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã nắm vững quy trình kê khai cũng như cách xử lý các trường hợp hóa đơn thay thế. Để đảm bảo chính xác, hãy luôn cập nhật thông tin mới nhất từ cơ quan thuế và áp dụng đúng quy định vào thực tiễn, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và an toàn pháp lý.
Xem thêm:
